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26/07/2019

【小心中伏】甚麼時候用 “Reply to all”?上班族必學6大Email禮儀規則

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  • Zephyr Yeung

    Zephyr Yeung

    從小喜歡英文且極具好奇心,奈何小時候發問時往往都會被告知「背左佢啦」,心有不甘繼而透過閱讀和研究來尋根究底,長大後深深了解香港人學習英語時會遇到的障礙,並研究出獨有的方法瞬速提升英文水平,從此不再視學英文為畏途。你ready好晉升為「職場英語達人」未?

    逢周五更新

    職場英語教室

 

  《華盛頓郵報》的一項調查顯示,打工仔平均每天花4.1小時檢查工作上的電子郵件(Email)。隨著網絡科技普及,Email早已成為公司與公司之間及公司內部正式商務溝通的重要方式。無論我們喜歡與否,上班族都已習慣每天花大量時間查收並回覆Email。然而,專家表示,有很多專業人士仍然不知道如何恰當地使用電子郵件。一封專業的Email除了需要表達清晰與具說服力之外,還需考量到許多枝微末節的。事不宜遲,一齊記低Email的禮儀與規範吧!

 

1. Include a clear, direct subject line 「標題」要明確、直接

 

 

  很多時候,大家是以Email的標題(Subject Line)來決定是否繼續詳讀信件的內容。一封標題簡明、清晰的電子郵件,可在最短的時間內吸引收信人的注意並迅速獲得回應。一項涉及超過4000萬封電子郵件的研究發現,擁有三到四個單詞的標題(Subject Line)是最理想的長度。

 

  此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意,讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶。

 

Examples of a good subject line:

 

  ● "Meeting date changed" 

  ● "Suggestions for the proposal"

  ● Great gifts for your site

  ● Here’s the quote we discussed

  ● "Quick question about your presentation" 

  ● Welcome to L&Y

  ● Your order of A-plus2.0

 

2. Use a professional email address 使用專業的電子郵件地址

 

 

  試想像,假設你在尋找合適的牙醫,兩家診所,一家的電子郵件地址是enquiry@pearlybrightsmiles.com,另一家的電子郵件地址是toothyben520@gmail.com,您會選擇聯繫哪一家?

 

  處理公務時,記得使用公司的電子郵件。若是公司沒有提供電子郵件,或是自營業主,使用私人信箱時,應該選用專業名稱,例如與公司或產品相關的名稱。千萬不要使用像例如「babygirl@…...」或「chocolover@…...」這樣的字眼作為商務電子郵件的名稱。

 

 

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