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24/04/2012

「擴大會議」可以殺人也可救人

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  • 潘少權

    潘少權

    資深傳媒人,為香港免費報章《晴報》創刊總編輯;曾擔任美國《讀者文摘》亞洲區中文版總編輯,負責香港、內地、台灣和東南亞出版工作。此前,在職香港經濟日報集團時為《經濟日報》副總編輯,兼任經濟日報出版社副社長,並主編《ezone》和《置業家居》等雜誌。他又是多本暢銷書,如《九七日誌之當年今日》、《駕車郊遊指南》、《百年智慧•管理經典》、《一分鐘管理》的作者。曾在中資、華資、歐資和美資公司工作,閑時外遊,喜歡讀書。

    辦公室政治

  「為甚麼你像熊貓一樣,沒睡覺嗎?」見朋友眼睛上帶著黑眼圈,問他。

 

  「很煩啊!我的拍檔是個好人,但他的下屬又瞞著他,總把要做的事情搞到一塌糊塗,我又激氣又想不到解決方法,睡不著了。」朋友說。

 

  朋友和他的好友合作開了家貿易公司,他負責做 Marketing 和 Sales,拍檔則負責生產和後勤。生意不大時還可應付,待生意愈做愈大,請的人愈來愈多,公司分工只會愈來愈精細,他拍檔的缺點開始表露無遺。

 

  「他是個老好人,他下面的經理和我們開完會,卻甚麼也不執行。生產出來的產品不符合客人要求,搞到 QC 出事,又搞到退貨罰錢,總之愈來愈煩。」朋友投訴說。

 

  他們是拍檔,生意上遇上不同意見是很正常的。他亦多番和拍檔說他下面的經理有「欺下瞞上」的態度。怎知拍檔還指是他對那個經理有偏見。

 

  正因為是拍檔,而且又分了工,朋友總不能每件事都踩過界吧!但見出現了這麼多問題,他又不能不插手處理啊!所以搞到神經衰弱,搞到失眠。

 

  我跟他說毛澤東當年搞反右鬥爭和文革前,他是先坐著他的專用列車,由北至南,由西至東,各省各市的去跟所有省市黨政軍的部委工委政委打招呼。

 

  跟著他便返回北京要求召開黨的擴大會議,把一些應該屬於政治局常委討論的問題一下子變得「平民化」,所有部級幹部突然由全國趕來,他們來北京不是開會,而是支持毛澤東的「議案」。其他政治局常委和委員都給殺個措手不及。

 

  有人「瞞上欺下」,唯一的方法是把上和下的人放在一起,這樣一切便變得透明了,瞞天過海的人就變得很被動了。

 

  我不曉得朋友懂不懂得怎樣召開生產部門的「擴大會議」,亦不知道他能不能駕馭整件事,以及他怎樣理清他和拍檔的權力分工問題,我只知道,任何事都有解決方法的。

 

  毛澤東搞權術,繞過政治局搞「擴大會議」,把原先擁有憲法賦予權力的黨政領導一下子變成有名無實的將軍;反之來自全國省市的各級領導,聲勢浩大地湧進了北京,踏上紅地氈,他們享受權力的慾望,成為毛的後盾。

 

  他們心裏根本不知道是怎麼一回事。老闆叫你開會,你自然準時出席,至於老闆和董事局成員有甚麼瓜葛,又豈容你們這些小人物過問呢?但有份去開 board meeting,心中有些飄飄然也是正常不過的。

 

  工作上,我們也會遇到這情形。一般強勢領導是不會搞這些小動作的,可是在某些特殊環境,擴大會議有它可堪玩味的地方。

 

  像昨天談及的朋友和拍檔,管理上大家分了工,各司其職。拍檔管的範疇和他不同,要改變拍檔的管理模式和他以下的權力架構,幾乎是絕不可能的。

 

  這個「結」變成「死結」,是因為拍檔以下的經理瞞上欺下,朋友接了定單回來,但拍檔的手下做不好還推卸責任,而拍檔卻不明白,這樣下去是會把公司拖垮的。

 

  我建議朋友「美其名」搞生產協調會議,邀請所有涉及整個生產程序的部門主管出席。現稱生產,即是舉凡Sales、Marketing、Production、Design、Engineering 和 R&D 都要出席;又稱協調,則HR、Admin、Transport,甚至Finance也可被邀出席。

 

  於是乎,所有關事的、不關事的都齊齊開會。

 

  而朋友既然負責Sales & Marketing就順理成章kick off meeting了。這麼多人開會,就不怕再有人「瞞天過海」了。

 

  玩權術的人可以利用這些機會剷除異己,樹立個人權威,毛澤東深諳此中奧秘。做事的人也可透過這機會釐清權責,理順 workflow,所以也不是壞事。

 

  「擴大會議」是一種工具,像一把刀,用來殺人還是救人,在乎有刀在手的人心中的一念。

 

 

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