10個好建議 營造你的電話形象

　　今時今日的商務世界，不是電郵就是WhatsApp；隔籬同事，別組同事，都是發電郵多過講電話。不少機構都以短訊來做資訊推廣，相比以前，有理由相信，透過電話溝通傳遞訊息的頻率是少了。是好事？是壞事？還是好壞參半？認識一位很尊敬的資訊界資深前輩，多年發展資訊科技業，商機及利潤都增長了，卻同時發現人的溝通及語言能力退步了。他反思，最後決定抽身離場，轉移做了教育事業。

 

　　畢竟，資訊科技，是溝通助力，經濟動脈。卻有人因而本末倒置，話也少說，更削弱了表達能力，連禮貌都失去的話，可以想像對整個社會的骨牌效應！

 

　　有時，接聽電話，憑對方的語氣及用語，也感受到對方的素質水準、教養、脾氣、耐性、表達能力、受訓程度等等。特別是公務電話，如果表達不當，影響形象，也有可能壞了好事！

 

　　聲音透過電話之後，會失去大概30﹪的能量，亦可以說是失真了。所以，一般錄音時，要強的地方會說得更強，柔的地方要說得再柔。即是說，本來語氣是平常的，透過電話聽起來就變得更平淡；相反，在電話筒傳來的雀躍語氣再強，快樂訊息更明顯，更直達人心。

 

用好心情講電話較易變成好事情的。

 

　　常言道：「言者無心，聽者有意。」就是本來說話那方不是那種意思，但聽出來就是覺得不舒服，例如語氣太「掘」、無「尾音」令人覺得粗魯、問一句答半句就好像是不耐煩等等；又或者說的時候本來不是不開心的，但只顧將話說了出來而沒有稍稍運用抑揚技巧，聽起來又會有種「硬梆梆」、或拒人千里的感覺。

 

　　想從電話令人留下好感形象，電話語言，就需要調整。

 

　　先就商務電話形象來說，特別是有需要請求別人關注、留意、幫忙等等事務，綜合不同方面的觀察、體會及經驗，列出以下10個不會令你有損失的建議，與大家交流一下！

 

　　1． 帶住「好心情好能量」開始。

 

　　溫馨提示自己「這是工作，不是個人事務」。對方語氣有多好，或多不耐煩，都一樣地面對、接受及處理。世事總不會那麼「著數」，電話那邊的人全部都那麼樂意跟你說話吧！而且，有些人聽了五句話之後，都未必記得開首那三句說甚麼，有時未必是自己的問題。相反，以正能量正思維，體諒人人情緒狀態不同，在電話裏頭，估不到對方想甚麼，又看不到對方表情，體諒包容任何語氣及態度為上策。不要因對方之言刺激個人神經，引發個人情緒而影響判斷智慧、反應語氣及措詞對話。一方面做自己要做的事，另一方面練就抽離情緒。

 

　　順帶一提：有些人可能年少氣盛，被人「不禮」對話後，即使本來「好聲好氣」，放下電話筒未掛線就出言埋怨，被對方聽到，那豈不被對方「拖落水」，自毀形象？

 

　　2． 帶住「笑容拍檔」跟陌生人通話。

 

每次講電話不要忘記最慳錢慳力又有效既好拍檔——你的笑容！

 

　　就是要輕微列嘴帶笑說話。帶少許笑容的意念，驅使自己提醒自己，笑一笑，說話語氣會較溫和有禮。更可減低達不到自己所需的不安。順帶一提：笑笑又不用花錢花力，本來就是永遠跟隨自己的「好拍檔」。

 

　　3． 帶住「語音計劃」開始。

 

不要忘記言者無心，聽者有意，特別是重要的電話。講電話之前，不妨想一想要運用的方法，培養好心情及準備！

 

　　常聽到有人講電話時，如同平時「講嘢」。如果是私人事及朋友情況，當然不管了；在公務方面講電話，宜有工作的語音計劃。因應不同的人，可以有分別，要有高低、抑揚頓錯的音調。

 

　　順帶一提：平時，不妨練習壓低一下自己的聲音，因為低沉雄渾的聲音往往予人成熟穩重的形象，也容易令人認為是身份較高級的感覺。

 

　　4． 帶著「咪高鋒」工作。

 

　　手執話筒如同「咪高鋒」。不時調整一下嘴巴與話筒的距離及角度。當然不要太大的幅度，那要自己多摸索一下。目的是令聲音發放出來時有點變化，引起聆聽者也跟著你，加多點專注。

 

　　5． 避免說話時太多透氣聲或噴氣，會令聽的人的耳朵受罪。

 

　　6． 不要「一輪嘴」自說自話，要有空間令人聽取所說，也讓對方有機會發言。

 

　　7． 如果電話另一方有拒絕之意，不妨多用「請」、「考慮」、「希望到時見到你」之類的字眼，一來是尊重對方，二來是顯示誠意，盡自己努力提出不同的方向，以幫對方之心為動機。不要太過強迫性。對方未必說甚麼，但會感受到你為工作付出的誠意。

 

　　8． 有時，難免有機會在電話中接收另一邊的人的冷漠語氣及態度，但對話結束前，無論如何都要有風度，仍然笑著有禮跟對方說再見。別跟他／她一樣的冷，那就是被人影響帶著自己走了。

 

　　9． 一扇門關了，另一扇門會開。如果電話中另一方不感興趣，就不宜「死咬不放」。要對方掛斷電話在先就會好無趣。反正，有機會是可以再從其他途徑得到甚麼的話，要適可而止，識趣抽身。

 

　　10． 如果有需要打大量電話，而發覺那天所打的電話都好像諸事不順，有可能是自己的狀態不怎麼好，能量也會從電話中傳出去，影響結果；當是運氣也好，當是事有湊巧也好；這時候最好暫停，甚至結束，待幾小時後，或下一天，調好自己的能量氣場再繼續。

 

　　科技，幾過幾強都是人工智能，總代不了人性智慧。營造高質電話形象，還是靠自己好！

 

 

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