31/07/2012
參展活動要注意甚麼商務禮儀行為?
藍婷
藍婷
《形象UP!》專欄已暫停,感謝讀者支持。專欄將於2023年2月15日存放於「過往專欄」內,方便大家隨時重溫。
藍婷,MSc, AICI, CIP|國際認證專業形象顧問暨培訓總導師|活得精彩策略形象管理始創人|素食力行者
2006年始,於香港、澳門、廣州、上海、成都及寧波為多所著名企業培訓了近一萬人的職場及專業形象・商務及社交禮儀文化・表達溝通培訓。曾培訓的對象包括國內銀行管理層、跨國建築業執行董事及總經理、地產發展商管理層及前線、保險從業者、酒店管理層及職員、建築師、工程師、醫生、律師、會計師、教育顧問、社工、美容化妝顧問、演藝業…。著作包括「職場易容術」、「形象IQ‧小技巧‧大影響」、「生活形象Modern She」、「模特兒專業路how‧why‧what‧where」。十年以上專欄寫作者,發表超過一千篇的形象專欄及素食文章。疫情後更戥力倡導素食,兩年來發表超過一百道素食煮意。- 網站:活得精彩
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形象UP!
有些商務朋友,每年都會參與或舉辦不少參展活動,藉著擺攤位抓緊商機。
有些朋友工作年資長,雖然對參展活動的形式及流程熟到「閉著眼睛都識做」,但也不是全無挑戰的。在眾多挑戰之中,最難處理的,就是教導年資較淺的同事。如在參展活動時,同事們的商務行為、禮儀或態度稍為鬆懈的話,就會「出事」,嚴重時更會影響公司形象,妨礙業績進步!
舉辦參展是離開辦公室的商務活動。而對大部分年輕同事來說,離開辦公室工作比「屈」在公司工作樂意得多。要是他們可到海外參展的話,可能會更雀躍,畢竟可以「出差」嘛!但有一個問題不得不注意,就在這類走出公司環境工作的氛圍,很可能會影響員工的行為,因為參展活動的整體工作靈活度,比在辦公室工作或開會大得多,所以大家偶爾不自覺地出現「得意忘形」的情況。
無論是在本地或海外做參展工作,都要顧及公司的專業形象,因為進場的商務人士絕大多數是陌生人。如想成功,就要注意商務禮儀,令客人對你和公司留下好印象!
B君說:「我覺得部分同事還未夠成熟。如進場的人多,問題反而不大;但如果進場的人少,他們在booth行行企企時,我偶爾觀察到他們的表情和身體語言都很冷漠,而他們自己都不察覺。」
最令B君看不順眼的,是同事「無咩事做」時的表現。
「在參展的那幾天,總有比較冷清的時候。當客人有問題時,他們便要幫忙解答,但當無人的時候,他們就會鬆懈,例如只懂行行企企、傾傾偈、或不停用手指掃手機或send短訊,整個身體語言都給人懶散的感覺!畢竟我是老闆,但有些同事居然在我面前走去隔籬左右的booths傾偈,感覺很hea!不要說達業績,如他們可緊守崗位,已算是幫忙了!而他們總會說無客時才有空閒傾偈或去看別的!」
除了身份立場有差別外,有些同事還未調整好做參展工作時應有的作戰狀態,忘了自己是公司的代表,更未有展現出應有的身份形象及能力。而且很多人已習慣在既有的空間玩手機,相信大家搭地鐵時看到不少人做出這類的上癮行為。
說到底,大家都是不願意放下自我身份,以為在沒有影響工作的情況下,用一分鐘做私事是正常不過的事。
B君勸導大家,當在參展工作的環境下,時刻都要代入工作角色,做該角色應做的事!更重要是,這是展現團隊形象的時刻,如果「你鬆佢又鬆」,大家就會變成一盤散沙!
投入工作,就像投入角色般,機會只有一次,商機溜了便不復返。
每個人都要在個人崗位上工作。雖然做參展活動時,工作性質比較靈活,但不等於有空檔時就可以放鬆心情或做自己事。就算沒事做,都要在展覽攤位上做好自己的本份。做好本份是指做好自己的工作及擺出適當的姿態,不論是執貨、擺貨、開會商討對策也好,總之要做好該崗位應做的事,包括精神、表情和身體語言,顧及整隊的形象。如果稍為鬆懈,就會影響其他人和整個團隊!
而出現傾偈或其他「hea」行為的原因,可能是有些同事不願做或不想做;也許是他們年少無知,未必想到自己的行為會帶來甚麼影響,所以當他們不那麼忙時,就會隨便與隔籬攤位的人打交道,但如果找合作的商家們看到此情境,在未彼此認識前「見識」到員工這樣的工作態度,難免會令商家對該公司心生疑惑或產生負面聯想,留下壞印象,例如以為這公司生意不怎樣好,所以員工那麼不積極進取,或以為這公司的管理不太嚴謹,所以讓自己員工那麼隨便!就是這樣影響他人對公司的第一印象,嚴重的更會影響公司的形象及信心,妨礙了抓緊商機的那一步!大家要記住,商機過了便不會再返。
參展商的團隊會令人聯想到該機構的形象,而一日在場內工作,都是代表公司的形象,所以要小心衣著、言行及禮儀!
B君:「你何時會見到成功企業機構裏的員工這麼得閒傾偈?就算他們真是有時間,都不會出去找人傾偈,因為這是關乎公司的形象問題!如真是有空檔,他們都會開會,想想有沒有更好的方法令生意更好或變變陣啦!就算生意仍然未夠理想,但至少他們積極進取,有盡自己本份!.唉,都不知要說多少次,他們才會明白!」
大家記住參與展覽活動時,要時常注意自己的商務形象及禮儀,而人總有過往累積的習氣,未必勸一次或幾次就會改。要改正自己的行為,總需要時間和歷程方法。換個角度看,每個人的行動時間表及吸收力不同,所以未必是他們改不到,只是老闆等不到!
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日期: 2012年8月13日(星期一)
時間: 7:00-9:45pm
地點: 香港青年協會大廈9樓演講廳 (鰂魚涌港鐵站C出口)(地圖)
費用: HK$200
試酒會: 工作坊最後設有試酒會,由Rebecca Leung親自揀選美酒,參加者可以邊品嚐,邊互相交流心得。參加者於會場更可享有購買葡萄酒優惠,即場揀選心水美酒。
詳情及報名: http://lifestyle.etnet.com.hk/column/index.php/etnet/member/11401
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