22/11/2012
會議記錄也講求階級觀念
食飯、開會、典禮的座位安排乃一大學問,需兼顧各人物相對的身份、地位、關係、場合、節目等等。若位置安排不周,小則予人不懂禮節之感,大則影響關係、危及事業,甚至上頭條!去年八月副總理李克強出席港大百周年校慶典禮,獲安排坐在嘉賓席首排正中位置,前港督衞奕信則坐第二排,事後就被大肆報導,指港大向中央獻媚。大場面當然要重禮節,但是有些公司連電郵的收件者排序,甚至副傳秘書的排序也得講究一翻。說到底,這個社會的階級觀念依然很重,凡事有序。
階級觀念在會議記錄亦可見一斑。會議記錄於標題、日期、時間和地點後,即列出人物。撰寫會議記錄時必須小心排列這些人物的次序。要注意的事項如下:
分門別類
首先將人物順序分為三類:出席(Present)、列席(In attendance)和Absent with apologies(因事缺席)。
Present和In attendance不同,Present一欄只填寫會議的成員(members)。Members即是在文件「職權範圍」(terms of reference)列出的人,他們屬於正式組成(formal composition)。我們常說開會人數須要最少過半,這類法定人數(quorum)只可計算members。Members又會有投票權。In attendance之列的人不是members,他們或許是專業顧問等。
祕書(Secretary)若被列於terms of reference的composition,就記於Present之下;若不在composition之列,則記於In attendance。不論記在那裏,均應把祕書排在該類別的最後。
有的人或許對委員會的工作或討論的議題有興趣而出席會議,他們單純旁觀、不參與討論,我們既不可以把他們置於Present,亦不大好置於In attendance,最好另起欄目註明,例如In attendance as observer(以觀察員身份列席)。
Absent須加上with apologies才夠禮貌周到。有否留意apologies和congratulations一樣都是用複數,真是禮多人不怪!
先後有序
至於每個類別之下的人物排序,應該首先依主席(Chairperson)、副主席(Deputy Chairperson)和成員(Members) 順序排列,Members之下再依職位排。留意職位的先後是以「職級」(substantive rank),而非「職銜」(functional title)計算。職級相同,就依姓氏的英文字母次序排。
簡短舉一例如下:
最後,千萬不要寫錯稱號/敬語(titles/honorifics;例如,Dr、Mr、Ms等)、姓名、職銜和部門,不妨查閱員工電話簿核對。
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