09/10/2012
90後填份表有困難
早前有報導指90後準大學生不懂寫英文住址,問題多多。英文用大草還是小寫﹖中文地址,英文怎樣串﹖真個是,填份表都有困難!錯漏百出,實在令人汗顏。若你並非七老八十的公公婆婆,別指望有熱心人幫忙。這篇《商務英語》就談談填表需知,看看如何填妥表格。
1. 表格所要求的資料要齊全(complete),所有欄目和附件均無遺漏。
2. 資料準確無誤(correct and accurate),別粗心大意,例如,金額多寫個零或tick錯格,足以差之毫氂,謬之千里。字體千萬不能潦草,需清晰整齊。
3. 依從格式要求(comply with format requirements):
(1)BLOCK LETTER即英文大寫字母。英文大寫字母並不好寫,但大寫較小寫清楚,這個麻煩要求有實質需要。例如,大寫L不會與數目字1混淆。
(2)看清楚應「刪除不適用者」(Delete the inappropriate answer.),還是「圈出適用者」(Circle the appropriate answer.)?
(3)日期方面,如有註明dd/mm/yyyy,應小心依從,避免將年月日混淆。沒有格式規定的話,則建議月份以英文寫,年份用4個數目字,例如,05 July 2008,若年月日均以數字表示實難以分辨:05/07/08。
(4)資料順日期先後(chronological)填寫,還是逆日期順序(anti-chronological)﹖若沒有註明,應逆日期順序填寫,因為愈近期的資料,愈為重要。
另外,不少人總是分不清楚first name和last name / surname,記得這是英文表格,first和last當然是指外國人的姓名先後,例如,Kelly Smith,前者為名(first name),後者為姓(last name / surname),恰好與中文姓名的先後次序相反,所以應該這樣填寫:First name: Siu Ming;Surname: Chan。知道first name解「名」,自然知道surname解「姓氏」。
國籍一欄又有不少人填錯,應寫Chinese(中國人),而非China(中國)。雖然這個不影響資料準繩,但假如是求職申請表,或予人英文欠佳的印象。
如果需填寫推薦人(referees),務必預先徵求推薦人同意,並說明目的,避免推薦人殺個措手不及,甚至幫倒忙。
最後,別忘記簽名及寫上簽署日期。簽名欄上或出現類似字句:I declare that the information provided above is true and correct. I understand that provision of false information will lead to disqualification of my application. (本人聲明所有資料皆正確無誤,如提供虛假資料,將被取消申請資格 。) 提醒大家審慎填寫表格。
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