身為office打工仔，Email日日打、月月出、年年砌，之不過做得多唔代表做得啱、做得好。以下6條基本問題，即管畀各位測試下自己係咪堅?識寫Email。

 

1/ Email 題目要點寫？

　　「簡而精」，相信這是大部分人的答案，但不要忘記須加上適當的關鍵字。以開會通知為例，單以「Meeting」一字作題目，會容易令人混淆其他會議。建議最好註明部門名稱，或使用「Weekly/ Monthly Meeting」等帶有時間性的字詞，增加辨識度。

 

2/ 上款用「Dear」定「Hi」好？

　　很多人第一次通訊會以「Dear xxx」稱呼對方，以表示尊重，中文可解作「親愛的」。時代變，現時愈來愈多人逐漸以「Hi」取代「Dear」，甚至直呼其英文別名。

 

　　至於應該用「Dear」定「Hi」，要視乎收件人的身份，以及彼此關係，如是相熟同事，則可用較輕鬆的語調，以「Hi/ Hello」作開首。

 

3/ Email要有邊3部分？

　　寫Email同寫信一樣，離不開「前言」、「內容」及「結語」3大部分。一開始，要先說明動機：

 

　　- 「I am writing to enquire about……」

　　- 「Thank you for your email about/ regarding...... 」

 

　　表明自己身份，說明動機過後，下一步就要描述一下「你想對方做啲咩」、「你將會做啲咩」或「你已經做咗啲咩」，例如︰

 

　　-「I would be grateful if you could……」

　　-「I am attaching the files……」

 

　　最後，除撰寫結語外，都可加入其他提示，或表示謝意︰

 

　　-「If you have any questions, let me know as soon as possible.」

　　-「Thank you again for your information.」

 

4/「Best regards」以外仲有咩下款？

　　以前學英文會教大家下款寫「Yours sincerely」或「Yours faithfully」，這是舊式用法。取而代之，是「Regards」或「Best regards」，旨在於Email結尾再次表示問候。當然，還有以下各種選擇︰

 

　　- 表示親切︰「Cheers」、「Warmest」、「Take care」等；

　　- 表示謝意︰「Thanks」、「Thank you」、「 Thanks so much」等。

 

5/ 收件人排序有玄機？

　　如果Email同時有多個收件人，在輸入收件名單時最好有一個常用排序，例如以姓氏、職級等，排序亦可能因公司文化而有所不同。若缺乏排序，會給人「先後不分」、「亂中無序」的感覺。

 

6/ 「BCC」同「CC」有乜分別？

　　「BCC」即是「Blind Carbon Copy」，中文為密件副本，當你想某人知道相關內容，但又不想讓郵件內其他人知曉，就可使用此保密功能。不過，要注意若「BCC」收件人一個唔小心「全部回覆」，就會令所有收件人都知道「BCC人」的存在。

 

　　至於「CC」即是「Carbon Copy」，中文為副本，通常傳送給與事件沒有直接關係，但又須要被通知的人士，例如其他部門同事。

 

Source: ctgoodjobs.hk

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