May自問做事勤奮用心，但仍經常被上司責罵，撰寫的公函、電郵總是碰不著癢處，或者令收件者一頭霧水。她訴苦說了好幾個處理文件不當的例子，其實都是歸因她沒有留意文件以外的「上文下理」。

　　文件要鋪排有序、選材得當，才可以令收件者讀得順暢、容易理解。要成功達到這點，先不要只顧埋首在一份文件之中，而是要跳出文件以外，細想撰寫文件的前因和目的。「上文」即是事源甚麼而寫，「下理」即是為何目的而寫。

　　May不時要幫助校對文件，一次她叫得獎者寫來獲獎感受，她認為得獎人的感受不應大手修改，只需改正英文文法便行。結果，當然是給臭罵一頓，甚麼工作馬虎、自我要求低都說出口了。May忽略了「上文」——得獎者都是電腦和工程界的專業人士，文筆平平，又用了很多專有名詞。而「下理」是文章將刊載在頒獎禮的場刊和網頁，給頒獎嘉賓和公眾閱讀。他們未必看得明白那些專科用語，文字這麼鬆散更是失禮。May理應最清楚這上文下理，同時她又不能苛求或控制得獎者如果撰寫感想，所以她應該先訪問得獎者，再依據是次活動的主題選材撰文。若要以第一身撰寫，就必須徵求得獎者同意才印刷場刊，以示尊重。

　　「汲取教訓後」，又有一次，May收到公司的會議記錄，發覺行文有錯漏，會議記錄報告投訴的用字似乎有誇大問題之嫌，直接引用投訴人的說話絕不恰當，於是仔細修改。這簡直是犯了大忌！篡改正式公函，該當何罪！「上文」是那會議記錄乃confirmed minutes，經由委員會的各個成員確定。因此，無論「下理」為何，都不容隨意修改。

　　同事要翻查記錄，叫May幫忙找賬號。結果，除了賬號，她還整理了相關客戶的全名、電話、電郵、住址等等資料，鉅細無遺。自以為聰明細心，若同事用賬號翻查不到記錄，可以打電話、發電郵(甚至親身到訪客戶的家嗎﹖)。本應只需一張A4紙的文件，變成十頁有多；本應只需兩三小時的工作，浪費了一整天。這次給罵得更慘，「上文」是公司十分注重客戶私隱，不得隨意列印和傳送；「下理」是同事真的只需要賬號就可以完成工作。資料那麼多，同事得左翻右翻，才能找出賬號。

　　總之，她每次都沒有考慮文件以外的「上文下理」，所以才會處理得不到位，好心做壞事，白費工夫。

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