現今上班一族多以電郵通訊，少有以書信往來，讀者留言希望我講解正式英文書信要注意的地方，建議不錯，就談談吧！

 

　　除了行文、措辭、內容、語調，正式書信與網絡電郵的最大差異是格式(format)。

 

　　電郵從稱呼到署名都是向左對齊(left-aligned)，頂多分段隔行，或段落起首按幾下空格鍵，快捷方便。另一原因，大概是因為間隔或因視窗螢幕大小不同，而走位。

 

電郵格式例子：

 

Dear Kitty,

 

Please pay particular attention to below areas when you draft the annual report:

 

1. xxxxxx

2. xxxxxx

3. xxxxxx

 

Please send me the report by Friday.

Thank you.

 

Regards,

James

 

　　至於正式書信，基本格式如下例。留意那裏對齊、置中、隔行及粗體等。

 

　　回郵地址return address向右對齊；公司信紙多有地址，如適用，這裏應省去回郵地址

17 ABC Road,

Causeway Bay,

Hong Kong

 

日期前隔一行,向右對齊

30th October, 2012.

 

收件人全名前隔一行，向左對齊

收件人全名、職位、公司名稱及收件地址之間不用隔行

Mr. Chris Smith

General Manager

DEF Company

54 GHI Street,

London,

UK

 

稱謂向左對齊，後接逗號

Dear Mr. Smith,

 

標題粗體，置中

Review of Collaboration

 

段落前隔一行，起首縮進約3厘米；右邊是否對齊，看公司慣例。

 

　　xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

 

　　xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

 

署名前隔一行；向右對齊

Yours sincerely,

 

(Signature)

 

Chris Wong

Manager

xxx Department

 

　　某些公司有更仔細嚴格的公函格式要求，諸如邊界、行距、字體、字體大小等。曾經見過機構規定中文字體大小需比英文小0.5號，使視覺上中英文字體大小一致。

 

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