食飯、開會、典禮的座位安排乃一大學問，需兼顧各人物相對的身份、地位、關係、場合、節目等等。若位置安排不周，小則予人不懂禮節之感，大則影響關係、危及事業，甚至上頭條！去年八月副總理李克強出席港大百周年校慶典禮，獲安排坐在嘉賓席首排正中位置，前港督衞奕信則坐第二排，事後就被大肆報導，指港大向中央獻媚。大場面當然要重禮節，但是有些公司連電郵的收件者排序，甚至副傳秘書的排序也得講究一翻。說到底，這個社會的階級觀念依然很重，凡事有序。

 

　　階級觀念在會議記錄亦可見一斑。會議記錄於標題、日期、時間和地點後，即列出人物。撰寫會議記錄時必須小心排列這些人物的次序。要注意的事項如下：

 

分門別類

 

　　首先將人物順序分為三類：出席(Present)、列席(In attendance)和Absent with apologies(因事缺席)。

 

　　Present和In attendance不同，Present一欄只填寫會議的成員(members)。Members即是在文件「職權範圍」(terms of reference)列出的人，他們屬於正式組成(formal composition)。我們常說開會人數須要最少過半，這類法定人數(quorum)只可計算members。Members又會有投票權。In attendance之列的人不是members，他們或許是專業顧問等。

 

　　祕書(Secretary)若被列於terms of reference的composition，就記於Present之下；若不在composition之列，則記於In attendance。不論記在那裏，均應把祕書排在該類別的最後。

 

　　有的人或許對委員會的工作或討論的議題有興趣而出席會議，他們單純旁觀、不參與討論，我們既不可以把他們置於Present，亦不大好置於In attendance，最好另起欄目註明，例如In attendance as observer(以觀察員身份列席)。

 

　　Absent須加上with apologies才夠禮貌周到。有否留意apologies和congratulations一樣都是用複數，真是禮多人不怪！

 

先後有序

 

　　至於每個類別之下的人物排序，應該首先依主席(Chairperson)、副主席(Deputy Chairperson)和成員(Members) 順序排列，Members之下再依職位排。留意職位的先後是以「職級」(substantive rank)，而非「職銜」(functional title)計算。職級相同，就依姓氏的英文字母次序排。

 

　　簡短舉一例如下：

 

 

　　最後，千萬不要寫錯稱號/敬語(titles/honorifics;例如，Dr、Mr、Ms等)、姓名、職銜和部門，不妨查閱員工電話簿核對。

 

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