要宣佈壞消息怎麼辦？在英文書信中，大部分情況下都會使用「主動語氣」來直接描述你想表達的主旨，尤其是在促銷產品、服務、活動或業務的時候，「主動語氣」能帶來直接和強而有力的感覺。然而，在某些情況下，我們卻必須以較迂迴、委婉的「被動語氣」表達，否則容易讓人有被冒犯與不禮貌的感覺。

　　在甚麼情況下我們應該使用被動語氣？包括「宣佈壞消息」、「推卸責任」或「主語不重要」時。若在這三種狀況中使用主動語氣（主詞＋動詞），會讓對方有不舒服的感覺。相反，使用被動語氣（主詞＋"be" 動詞＋過去分詞）的話，反而可以産生較中肯與溫和的口氣，既不會為對方造成壓迫感，還可以為你帶來理性與沉穩的形象。

　　以下是最常使用「被動語氣」的三種狀況，大家不妨試下比較以下三組e-mail在使用被動語氣之後，語氣與態度上的變化。

Situation 1：宣佈壞消息

Email 1A：

To: victoria@worldcave.com

From: charlie@worldcave.com

Subject: Employment status

Victoria, 

Your inability to meet the sales quotas for the past three months is a big problem. I have to terminate終止 your position. November 16th will be your last day. I wish you the very best of luck in your job search.

（在過去三個月，你一直無法達到業績目標。因此，我必須終止你的職務。四月十五日是你上班的最後一天，我們祝你能幸運地找到一份適合你的工作。）

Regards,

Charlie

 ＊ Email 1A使用了主動式語氣，感覺嚴厲而強硬＊

Email 1B：

To: victoria@worldcave.com

From: charlie@worldcave.com

Subject: Employment status

Victoria, 

Unfortunately, the sales quotas 業績目標 were not met. As a result, I'm sorry to be the one to tell you that your position has been terminated終止. This decision will be effective生效 as of November 16th. I wish you the very best of luck in your job search.

（很遺憾地，你並未達成業績目標。因此，我很遺憾告訴你，你的職務被終止了，這個決定將於十一月十六日生效，我們祝你能找到一份適合的工作。）

Regards,

Charlie

 ＊ Email 1B使用了被動式語氣，感覺委婉而溫和＊

Email 1A及Email1B出現過的主動句及被動句：

(主動句1)

Your inability to meet the sales quotas…...

你無法達成業績目標......

(被動句1)

The sales quotas were not met.

業績目標沒有達到。

(主動句2)

I have to terminate your position.

我心須終止你的職務。

(被動句2)

Your position has been terminated.

你的職務被終止了。

(主動句3)

November 16th will be your last day.

十一月十六日是你上班的最後一天。

(被動句3)

The decision will be effective as of November 16th.

這個決定於十一月十六日生效。