26/01/2021
【職場劫難】連全球首富Elon Musk都鬧:開會浪費生命!8個守則令會議更有效率
4. 避免在星期一開早會
所謂一日之計在於晨,不少人都很喜歡在早上開會;尤其星期一開早會,可以盡早制定一星期的工作安排,但原來這是最差的開會時段?著有熱賣書《Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job》的美國職場研究專家Lynn Taylor提出2個「星期一不宜開早會」的原因:一,經過周末休假,星期一早上是員工最有生產力的黄金時刻,不宜因召開會議而分散其注意力;二,很多打工仔都會有Blue Monday症候群,有時難免會遲到甚至詐病請假,往往很難齊人!
何時開會最有效率?英國預約日程管理網站YouCanBookMe於2016年進行一項研究,分析過53萬個回覆後發現,如果想確保每個人都能出席會議,最佳開會時間為星期二下午2時30分,次選為星期三下午3時!
5. 準時開始、準時結束
開會遲到不但不禮貌,還會影響會議氣氛!美國心理學教授Steven Rogelberg指,如果遲10分鐘以上才開始會議,與會者很有可能出現「負面社交情緒」行為,包括感到煩躁、集中力下跌,從而影響會議效率!何況一個等一個,絕對會助長遲到風氣!
不準時結束會議也不好,因為會影響所有與會者的原本工作進度,變相增加公司成本。
(《七個會議》劇照)
6. 會議不宜超過2小時
除了開始和結束時間,還要注意會議時間長度,最好不要超過2小時,否則很容易造成腦疲勞,影響記憶力、專注力,連工作效率都會大跌!為避免飯後攻心,不少人的理想會議時間都在午飯前的2小時內;也有些人偏好在下班前2小時開會!
7. 鼓勵但不點名與會者發言
為避免會議欠交流,或單向傳遞資訊,不少老闆和管理層都會鼓勵員工或下屬發表意見,這做法當然很好,但切忌突然點名、規定輪流開聲,避免造成開會壓力!還要注意的是,開會時應保持一個自由討論、集思廣益的氣氛,無論你是甚麼身分和職級,不必凡事唯唯諾諾,當然也不要武斷或隨便批評別人的意見!
8. 只參與有決策者在的會議
「誰負責做決策?」這是大部分人都不會問的問題,皆因認為事不關己,更何況最好的答案一定是:「老闆啦!」這正正是問題所在!如果老闆不在會議?是該由職級最大的人,還是最熟悉相關議題的人做決定?其實都可以,但當然要先獲得哲授權!參考一下Google的做法:為提高會議效率,Google的執行長Larry Page曾訂出開會四大規則,其中一項正是「每次開會都要有決策者,不一定要是老闆」;因為他認為,若會議上沒有決策者,就無法做出任何決定,會議開了也是白開!
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