【職場的隨機應變術】忘記「save」的財務報告(上)

　　一件舊事，勾起了一些有趣回憶。「Joel，你有沒有去年做 budget 時的 presentation？」新加坡同事Tim來電問。「應該有的，」我說，「讓我找找。」

 

　　Tim是我在舊公司時的拍檔，當時我負責大中華區的業務，他則負責其餘非華語地區。他的「版圖」比我大；「勢力」比我強；「影響力」亦比我大。他對我很好，或許這跟他是加拿大人有關。他毫無架子，上班時一件圓領 T 恤，一條牛仔褲便是了。

 

　　但他的行政管理卻實在不怎麼出色，我們每年要做 budget，這些分析、報告或簡介，均需要下一些工夫整理數字，而這正是Tim最弱的環節。每當要做這些匯報時，他便找我，問我拿一些相關匯報作為他的參考，這次也不例外。

 

　　他問我：「你做好你的 budget presentation 沒有？」

 

　　「差不多吧！等財務部給我最新數字便 OK 了。」我說。

 

　　說完才想起，倒不如把我最新的 budget presentation 給他吧！我說：「Tim，今年財務部做了許多新的假設，你參考去年的或許不準確，不如我給你我今年的版本吧！」

 

　　「Great！」他說。

 

　　可是他竟然拿了我的 file 作改動，卻忘記「save」便 send 了出去。如能及時修正錯誤，問題也不嚴重，怎知在美國總公司派來聽取匯報的副總裁到來前，竟無人看過他的檔案，包括他本人在內。

 

　　美國來的副總裁是個不苟言笑的人，他是德州人，曾在越戰時參軍，故我們在背後給他起了外號：將軍，可想而知他是何等威猛！開會時，他以毫不客氣的尖銳辛辣批評見稱。那一天，我排在Tim前匯報，將軍對中國有特別偏好，對我的匯報批評很少。

 

　　當Tim準備匯報打開第一頁powerpoint 時，將軍臨時說：「Let's have a five minutes break.」當我看到那個 powerpoint 的第一頁，竟然有我的名字，便擔心出錯了。

 

 

　　Tim也即時發現問題，嚇得面無人色。

 

　　怎麼辦？五分鐘後便要 present 了。如箭在弦，我靈機一觸。(下期待續)

 

 

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