收藏文章 

2012-12-12

避免機械呆板的電郵

  同事A待人以誠,親切有禮,卻經常給老闆責罵其電郵語氣硬倔、機械呆板,似在命令人幹東幹西。A不明所以,給我看了封電郵,大家參詳參詳:

 

Dear Mr Chan

 

  I am writing to ask you when we could talk about our presentation to ABC Company which would be held on the coming Friday at 9am. I am available this afternoon and tomorrow morning (10-11am), I would be grateful if you could let me know when you are free.

 

  Look forward to your reply. Thank you.

 

Best regards
A

 

  電郵看似普通不過,文法全對、措辭用字亦為商務通訊常見,所以A不明問題所在。

 

  “I am writing to”、“I would be grateful if”、“Look forward to your reply.”等字眼確是常見於商務通訊,問題是A濫用這些傳統措辭,令電郵看起來刻板公式。

 

  加上A明明已經與老闆共事好幾個月,平日以英文名互相稱呼,電郵卻用Mr Chan,使原本經已夠機械的電郵更冷淡、無人情味(impersonal)。這封電郵既欠personal style,亦缺乏personal touch。

 

  A行文過於自我中心,經常用I,更提出自己只有兩小段時間空閒,似乎一定要老闆在這兩段時間抽空傾談。假如老闆該兩段時間就是無暇,討論是否作罷﹖另外,時間本已緊迫,A強調coming,老闆自然覺得被催促。

 

  “I am writing to ask you when”及“let me know”以I出發之餘,亦太過直接,應該就是這兩句令老闆覺得A在命令他。

 

  可以多從讀者角度出發,讓老闆決定會面時間,例如這樣寫:

 

Dear Chris,

 

  I have prepared the PowerPoint for our presentation at ABC Company on Friday. I wonder if we could meet and talk about it at a time convenient for you.

 

Best regards
A

 

  撰寫電郵時,可以適量適當運用傳統商務通訊措辭,多注意讀者觀感。臨近聖誕,不妨在結尾加句Merry Christmas,更顯親切。

 

 

 《經濟通》所刊的署名及/或不署名文章,相關內容屬作者個人意見,並不代表《經濟通》立場,《經濟通》所扮演的角色是提供一個自由言論平台。

《說說心理話》:講講常見年輕人理財問題!想「人有我有」?認可理財社工分享理財觀念小秘訣!► 即睇

更多商務英語文章
編輯推介
即時報價
全文搜索
Search
最近搜看
貨幣攻略
傾力救市
More
Share