2022-10-24Text: Yan Law
學《施政報告》制定KPI監督員工?要先要學識SMART原則!小心弄巧反拙釀「眼鏡蛇效應」!
特首李家超上周三(10月19日)發表任內首份《施政報告》,提出設立約110項KPI(關鍵績效指標),涵蓋範疇包括公務員制度、公共醫療服務、房屋供應、鼠患等,並要求各政策局和部門進一步制訂更多指標,以便監督工作進度和成效!「KPI」一詞頃刻成為近日的熱門搜尋關鍵詞!但其實,無論政府部門還是私人企業,利用KPI來衡量員工表現、達成團隊目標,都不是新事;倒是如何制定KPI、執行KPI,更值得花時間好好了解!
(圖源:unsplash)
KPI,全稱Key Performance Indicators(關鍵績效指標),是近年職場上最常用的一套績效管理制度,由管理人員為下層員工或部門訂立一系列工作目標,規定員工在時限內完成,從而激發員工增加效率實現目標。至於如何訂立工作目標?一般管理人員都會參考「SMART原則」,即針對「Specific」(具體)、「Measurable」(可量度的)、「Achievable」(可行的)、「Relevant」(相關的)和「Time-bound」(有時限的)5大原則來調整目標的內容!
即刻學用「SMART原則」訂立目標:
Specific(具體)目標愈具體愈好,切忌籠統及留有任何模糊空間。舉例來說,「業績大幅增長」便不夠具體。何謂「大幅」?人人的定義都不同,所以一定要寫得夠具體、明確而客觀,譬如:「相比去年第4季,業績增長500萬」、「相比同年第3季,業績增長20%」等。
Measurable(可衡量的):為目標設定可衡量的指標,最好能以數字表現,譬如「Appraisal評分要取得4分(5分為滿分)」。因為一個可量度的目標,才能讓我們知道自己距離目標尚有多少距離;如果表現/進度良好,可以自我獎勵一番,表現/進度稍遜,亦可因應自己的步伐來調整目標。
Attainable(可達成的):目標必須設定在個人能力範圍以內,否則會出現理想與現實不乎的情況。
Relevant(相關的):目標最好與工作相關,或符合個人的價值觀,這樣人才會有動力去付出金錢、精神和時間去實現目標。譬如營銷人員可透過報讀口才培訓班來提升工作表現,爭取升職加薪。
Time-bound(有時限的):設下時間限制,方可推動自己積極向目標進發。譬如「(由訂立目標的那天起)3個月內整理好過去一年的會議紀錄。」
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雖然「KPI績效管理法」能有助上司監督下屬的工作進度和成效,但近年亦開始有聲音指,KPI已經過時,而且存有「缺憾」,就是會令員工過度重「量」而忽略「質」,只顧達成KPI指標而投機取巧,最終造成「眼鏡蛇效應」!甚麼是「眼鏡蛇效應」?這是一個來自殖民時期印度的逸聞:當時英國政府為了解決眼鏡蛇為患的問題,於是頒布法令『每打死一條眼鏡蛇都可以領取賞金』,結果當地居民為了賺取獎金而開始養殖眼鏡蛇,反而使得該問題惡化……所以說,這世上從來都沒有一套最好的管理方法!而這正是每一個管理者必須不斷學習的一門功課!
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