搬新office，文件一籮籮

　　上星期約了位律師朋友Wendy食飯，順便參觀她中環的新辦公室，但她卻相約在葵涌。正當我有點迷惑時，原來她要到迷你倉拿舊文件，我也樂於做「柴可夫」。「你知啦，香港租金咁貴，啲舊文件又多，又唔可以唔要，放喺迷你倉就最好。」雖然迷你倉不失為一個好地方，但其實有個地方，比迷你倉更靈活可靠。

　　隨著雲端技術日趨成熟，多功能影印機的Document Management Solution(DMS)應用愈來愈普及，操作亦變得十分簡易方便。律師樓、會計師行、保險公司等公司，每日處理大量文件，要儲存及整理不單止花費人力管理，亦要長年累月租用倉庫。但有了雲端，用家便可以把所有文件掃描並儲存在「雲」上，並可隨時隨地儲取文件，減省倉存費用，而且文件的安全性亦得到保障。此外，用雲端管理文件，用家可以有條理去分類，方便尋找檔案，省卻不少人力和時間，不會耽誤工作進度。

 
一個按鍵.，便能把文件直接掃描並儲存在「雲」上，安全又快捷。

　　不過Wendy聽完我介紹雲端之後，仍是「一舊雲」，擔心會遇到技術問題。其實她毋須擔心，因為比較大型的服務供應商，會提供一星期七天，廿四小時無休地，為客戶提供技術支援。客戶亦不需要自行打理「雲」系統，服務供應商會包辦背後的系統維護，確保用家能夠享用最方便最可靠的服務。

　　「聽你咁講，好似幾好用，對我呢啲電腦白痴黎講，有專人幫我搞掂晒，唔使我煩就最好！不過月費方面，會唔會好貴呢？安全性如何？」其實Wendy完全唔需要擔心這方面的問題，因為入場門檻不高，每月都只是幾百元，又不用自購硬件。加上用家可以因應實際情況或業務上的轉變，可以靈活增加儲存量。至於安全問題，一些信譽可靠的服務供應商，提供網絡保安有一定保證。如果仍然擔心保安問題，而家更可配合網絡保安增值服務作多重保護。

　　第二天，Wendy就拜託我盡快幫她找來服務供應商。過了幾天後，我想將詳情 fax 給Wendy，發現原來她不在辦公室。對於她這些常常出外跑生意的人來說，為業務引入最新通訊科技全面加強流動性其實十分重要。現在某些大型服務供應商的商業電話線服務能提供固網和流動網絡整合功能，讓客戶在遠離辦公桌時，亦不會錯過任何重要來電、傳真和電話留言，有如一個隨身的 Office。這樣就不怕會錯過任何生意機會，確保業務的運作流暢。

　　Wendy聽完恍然大悟，終於明白新科技的收費不但相宜，更有效提高公司的生產力及減輕成本，加上有我呢個IT人幫忙，一定可以用幫她輕鬆解決生意上的困難！

 《經濟通》所刊的署名及／或不署名文章，相關內容屬作者個人意見，並不代表《經濟通》立場，《經濟通》所扮演的角色是提供一個自由言論平台。

【你點睇】港府本年度已錄逾2千億元赤字，有議員指或難符基本法力求收支平衡之規定。你認為當局應如何解決財政問題？► 立即投票