2010-06-18
休假之前,寫好你的自動電郵回覆
發電郵後收到automatic vacation response/alert(亦常稱為out-of-office reply/ notice) 最平常不過。但收到像下面這個out-of-office reply 時,大家又有何感想?
“I'm taking my compensation leave going to South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. Cathy Zhou at 86-20-11111111. If it is non-urgent, you can send it to info@wealthybusiness.com . Thank you. ”
不要小看這個「一句起兩句止」的out-of-office reply。要知道無論是信函、電郵、還是out-of-office reply,只要是出自閣下手筆的檔,它就是閣下對外的「面目」,是閣下的代表。寫得好不好,也直接應響對方對你的專業印象。
以上的out-of-office reply 犯了幾個毛病。要告知對方自己正在放假,實無可厚非。然而閣下放的是補假compensation leave (又稱time in lieu)、還是unpaid leave of absence (無薪假期) 均與對方甚無關係,不必畫蛇添足。
在北美州,產假 (maternity leave) 由四星期至一年不等。放這類較長假期的朋友,在out-of-office reply寫上放假的理由,當然可以理解。
此外,閣下假期的活動,是私人的事情,與公事無關。因此無論你放假去長洲搶包山、還是到南非捧世界盃場,也毋須在自動回覆電郵中多作解釋。
錯用代名詞pronoun,是不少華人朋友常犯的錯誤。第二及第三句中所用的代名詞 it (If it is urgent、以及 If it is not urgent) 便是一些例子。
這個it,到底代表甚麼呢?估算應該是「重要事情」urgent matters 吧!那麽,是否該直接用For urgent matters, please contact Ms. Cathy Zhou 呢?
那麽非重要事情non-urgent matters 又該如何處理?
試問有那一位發電郵者會認為:「啊,我剛才所發的電郵其實並不重要,你給我第168號籌吧!先處理其他人的事情,待有空閒的時間,才覆我也不打緊的。」
因此在out-of-office 中,不需(亦不該)用non-urgent matters 這字。
在留下代辦公事聯絡人的資料時,除了電話號碼外,最好加上其電郵地址,好讓對方可容易地把電郵轉發給代聯絡人。
在表示將電郵轉發到代辦公事聯絡人時,用redirect 會比send或resend較為恰當。
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