2016-09-27

學懂溝通3招化解同事不和

　　雖說商場如戰場，但擁有一個好團隊，做事才能事半功倍。作為部門主管，如何培養下屬協作精神？

亞太策略研究所研究總監李卓駿認為，上司要為下屬製造更多溝通平台，促進員工交流，了解性格，減少辦公室衝突。

　　亞太策略研究所研究總監李卓駿指出，許多上司在回應員工訴求時，只懂馬上討價還價，忽略談判前的問題。要維繫團隊精神，上司就要在事發前主動出擊，評估及為下屬「打預防針」。

　　當團隊出現衝突，許多管理者都苦於如何化解，往往需花上大量時間處理，削弱他們的領導能力。但事實上衝突升溫，更多是因為成員的判斷和感知方式不同，引起各種誤會。

　　當隊員之間的思考風格不同，很易產生矛盾，影響團隊業績。李卓駿指出，許多公司處理衝突非常被動，認為衝突只是由於同事之間的意見或利益有分歧，衝突發生就打算逃避或掩蓋了事；沒有衝突就不用處理下屬關係。「這做法只是斬腳趾避沙蟲。其實下屬關係，是一項有回報的Investment（投資），而投資是要預早做，不是待出事才做。」

　　他形容衝突就像膽固醇：「有好有壞，上司要避的，就是一些壞膽固醇。」管理者要如何透過溝通，協助團隊建立共識，以達至更有效的合作？

招數1 開會了解性格議程勿無了期

　　一間公司免不了60後到90後共冶一爐，上司要如何了解各下屬，按性格分配合適工作？

　　李卓駿表示，夫婦尚有十多年時間慢慢磨合，「但現時打工仔一份工最多做5年，有些甚至1至2年，哪有這麼多時間磨合？作為成功的管理層，就要懂得觀人於微。」

　　在會議開始前，上司必須調整同事的心態和期望，以獲得無形的權力。一場1小時的會議時間，盡可能讓所有在場人士發言，令小員工感到受尊重。

　　此外，不少上司會忽略開會時間，令員工顯得沒精打采，所以開始前要說明會議討論的焦點及時間，讓下屬知道會議不是無了期進行。「現在許多香港公司會站立開會，目的就是防止『長氣』發言，加快會議進程。而會議應是討論工作的過程，而不是內容。」

　　但李卓駿笑言，中國人愛面子的個性，認為開會要和諧，即使對方說錯，也不會當面指摘，「那開會有何意義？」作為主持人，確保所有人都是按照他們的節奏舒適地發言，並指導他們如何澄清彼此的非主觀問題，「問對方『為甚麼』，其實是無關重要，只會加強彼此想法的差異性。」

　　會議甫開始，團隊猶豫是否發言，上司可點名其中一位下屬先分享，讓大家輕鬆進入過程。一旦對話多了，自然帶動更深入的討論，而上司這時就沒必要點名讓人發言了。當下屬透過對話及聆聽，不僅能理解同事，更能明白自己的想法。

招數2 及早發現衝突起因　做足準備

　　辦公室是非多，如新同事A做漏某些職責範圍內的事，同事B及同事C卻非常不滿，但又不想開口令別人難做，最後3人埋藏負面情緒。

　　李卓駿觀察到，同事之間的衝突，並不是由一條導火線引起。最具破壞性的衝突，是從更深層次的東西造成，包括個性、職業、種族、性別和年齡，「不同意見不是問題的根源。平時大家將不滿收收埋埋，不滿情緒愈積愈多，結果你總是看不順眼。特別是中國人，往往口是心非，口說沒所謂卻愈有所謂，記仇記足30年。」

　　由於針對人往往是不自覺，上司此時就要多讓下屬溝通了解，及早「打預防針」，以達至更有效的合作。此外，每間公司文化不同，上班時間也各有準則，「即使合約列明早上9時為上班時間，但不少服務業及銀行前綫，就要求同事早至少半小時到公司準備，若員工8時55分出現也當遲到；亦有公司會寬限30分鐘。」所以作為下屬，亦要探清上司底線，雙方盡早達成共識，以免「過界」埋下不滿情緒。

招數3 製造溝通平台增進同事友誼

　　打工一族每日忙忙碌碌，朝九晚六對着同一班同事，同一張臉孔，不少人放工就急於離開辦公室。雖說個人空間重要，但李卓駿認為，作為上司，亦要製造平台及空間，讓員工一同聯誼。

　　「聽說有公司聘請3名GM（總經理）都做不長，又或是公司有Global exchange計劃，從外地調來的新經理發現辦公室環境抑壓，令他沒有機會融入群體。」若管理層在放工時間製造機會，共進晚餐，讓員工在輕鬆環境溝通，能促進彼此關係，也易了解同事之間的性格。