職場

　　「上班沒幹啥，一直忙開會，大會接小會，神經快崩潰……」這首在網上流傳的打油詩，絕對是不少打工仔的心聲！不是說開會毫無價值，但依心直說，過多和冗長的會議實在讓人厭煩，倘若與會者準備不足，更覺浪費時間，以致嚴重影響生產力！所以這就不奇怪，連全球首富、以創立Tesla、Space X和PayPal聞名的「鋼鐵人」伊隆・麥斯克（Elon Musk）為何亦曾公開對員工表示：「開會是最浪費生命的事！」

　　雖然會議惹人心煩，但它始終是一個能夠讓同事互相表達意見、了解工作進度，甚至激發創意的平台。想開會不拖拉、有效率？記住以下8個守則！

1. 開會人數不超過8人

　　愈多人開會愈好？不！美國史丹福大學教授Robert Sutton曾進行相關研究，結果發現，5到8人的會議是最有效率，一旦超過了，會議中的對談品質就會開始下降！想開會開得有效率？只需邀請與會議主題直接相關的人參與即可，最好不要超過8個人，才可確保與會者有充足的時間去表達意見，還可空出其他同事（尤其是不表達意見、只會你眼望我眼的旁觀者）去集中處理當日的工作，以免整體工作進度因「人人去開會」而被拖慢。

（《七個會議》劇照）

2. 提前至少3天通知會議議程

　　明明在開會，但感覺似漫無目的地閒聊？或許是因為與會者並不清楚召開會議的、議程！所以舉行會議前，最好提前至少3天發出會議通知，列明議程、時間、地點等，讓與會者可以提早做好準備，包括搜集或閱讀相關資料，以便從會議開始就能圍繞主題作討論。

3. 會議主題必須明確

　　很多人都會有一個想法：「反正開會，不如一次過討論晒所有議題，好像更省事！」但其實會議主題愈多，只會愈容易失焦點，也會很容易因「暫時沒想法」而不斷轉話題，最後花上幾小時都得不出任何結論！

4. 避免在星期一開早會

　　所謂一日之計在於晨，不少人都很喜歡在早上開會；尤其星期一開早會，可以盡早制定一星期的工作安排，但原來這是最差的開會時段？著有熱賣書《Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job》的美國職場研究專家Lynn Taylor提出2個「星期一不宜開早會」的原因：一，經過周末休假，星期一早上是員工最有生產力的黄金時刻，不宜因召開會議而分散其注意力；二，很多打工仔都會有Blue Monday症候群，有時難免會遲到甚至詐病請假，往往很難齊人！

　　何時開會最有效率？英國預約日程管理網站YouCanBookMe於2016年進行一項研究，分析過53萬個回覆後發現，如果想確保每個人都能出席會議，最佳開會時間為星期二下午2時30分，次選為星期三下午3時！

5. 準時開始、準時結束

　　開會遲到不但不禮貌，還會影響會議氣氛！美國心理學教授Steven Rogelberg指，如果遲10分鐘以上才開始會議，與會者很有可能出現「負面社交情緒」行為，包括感到煩躁、集中力下跌，從而影響會議效率！何況一個等一個，絕對會助長遲到風氣！

　　不準時結束會議也不好，因為會影響所有與會者的原本工作進度，變相增加公司成本。

（《七個會議》劇照）

6. 會議不宜超過2小時

　　除了開始和結束時間，還要注意會議時間長度，最好不要超過2小時，否則很容易造成腦疲勞，影響記憶力、專注力，連工作效率都會大跌！為避免飯後攻心，不少人的理想會議時間都在午飯前的2小時內；也有些人偏好在下班前2小時開會！

7. 鼓勵但不點名與會者發言

　　為避免會議欠交流，或單向傳遞資訊，不少老闆和管理層都會鼓勵員工或下屬發表意見，這做法當然很好，但切忌突然點名、規定輪流開聲，避免造成開會壓力！還要注意的是，開會時應保持一個自由討論、集思廣益的氣氛，無論你是甚麼身分和職級，不必凡事唯唯諾諾，當然也不要武斷或隨便批評別人的意見！

8. 只參與有決策者在的會議

　　「誰負責做決策？」這是大部分人都不會問的問題，皆因認為事不關己，更何況最好的答案一定是：「老闆啦！」這正正是問題所在！如果老闆不在會議？是該由職級最大的人，還是最熟悉相關議題的人做決定？其實都可以，但當然要先獲得哲授權！參考一下Google的做法：為提高會議效率，Google的執行長Larry Page曾訂出開會四大規則，其中一項正是「每次開會都要有決策者，不一定要是老闆」；因為他認為，若會議上沒有決策者，就無法做出任何決定，會議開了也是白開！

　　當發展規模愈大，企業要維繫其價值觀和文化，將變得更具挑戰性。共享汽車平台Turo近年的員工人數，由400人急升至超過900人，但憑著培訓前線管理人員及推行敬業度調查等措施，在擴展規模的同時，亦成功維繫其核心價值觀。

Turo人力資源總監Lorie Boyd表示，該公司提供彈性工作制度，允許員工根據自己的需求和工作要求調整工作時間和地點，認為這可促進員工的生產力，同時兼顧個人生活的需求。（網上截圖）

　　Turo有4大核心價值觀，分別是「踏實」（Grounded）、「表達自我」（Expressive）、「大膽」（Bold）和「鍥而不捨」（Driven）。Turo人力資源總監Lorie Boyd接受外媒《LEADx》訪問時表示，這些價值觀會在同事的日常工作決策和行為中，起著重要的指導作用；公司亦會將它們融入至員工體驗，包括招聘、入職，以至獎勵和績效評估等。

　　以入職為例，為確保新員工適應公司文化，他們會先接受為期數天的入職課程，詳細了解Turo的使命、價值觀和戰略，及獲得有關公司核心業務的信息。課程還包括與不同部門團隊的互動，幫助他們了解整間公司的運作方式。

4大價值觀 指導工作決策

　　同時，公司會按不同部門的實際需要，向新人提供特定的專業培訓，使其了解所屬部門的業務流程和要求，使他們更快明白如何履行自己的職責。

　　該公司會安排「導師計劃」，將新人與資深員工進行配對，後者會以導師身份，向新人提供日常指導和支援，例如回答常見工作問題、分享經驗心得等，幫助他們更快融入團隊。

　　除了新人培訓外，Turo亦很重視前線管理人員的培訓。Lorie認為他們在員工參與、發展和支援方面扮演著關鍵角色，並強調：「我們不但著重訓練他們指導、回饋、生產力和一對一培訓方面的技巧，更會培養其策略性思維、如何掌握有效的會議等，使日常管理也能體現公司的價值觀。」

為增強員工的凝聚力，Turo不但會定期舉辦「遊戲日」（Game Day）作聯誼活動，亦會每年為每位員工提供2000美元（約1.5萬港元）的學習津貼，鼓勵員工花時間投資自己。（網上截圖）

敬業度調查 識別公司問題

　　舉例，「如何與下屬展開薪酬對話」是管理人員的重要一環，他們首先需要對公司的薪酬策略和預算等方面有所了解，然後要學習不同形式的表達技巧，公司亦會給予相應的指導和培訓，助他們與下屬員進行專業且有建設性的薪酬對話。

　　但要持續強化公司的價值觀，單向的培訓並不足夠，更需要員工的真實反饋。故此Turo每半年會進行一次「敬業度調查」，通過員工提供的反饋和見解，識別和解決存在的問題，以改善和提升公司的文化。

　　Turo採用名為「Culture Amp」的平台進行調查，它提供一系列問題，涵蓋與工作環境、工作滿意度、領導力和團隊合作等主題，而員工則以匿名方式進行回答。

　　Lorie指出：「調查結果不僅是為了知道敬業度的水平，更重要是為改進和解決問題提供方向。」Turo會根據調查結果制定具體的行動計劃，解決員工反映的問題及改善企業文化。這些行動計劃會通過領導團隊的參與和合作來實施，使改進措施得到落實和執行。

　　Turo會要求部門主管向團隊分享相關資訊，讓同事清楚了解自己和部門的情況，確保其反饋和意見獲得聽取和回應，她相信這將有助創造積極和高效的環境，提高員工滿意度和忠誠度。