職場

　　「上班沒幹啥，一直忙開會，大會接小會，神經快崩潰……」這首在網上流傳的打油詩，絕對是不少打工仔的心聲！不是說開會毫無價值，但依心直說，過多和冗長的會議實在讓人厭煩，倘若與會者準備不足，更覺浪費時間，以致嚴重影響生產力！所以這就不奇怪，連全球首富、以創立Tesla、Space X和PayPal聞名的「鋼鐵人」伊隆・麥斯克（Elon Musk）為何亦曾公開對員工表示：「開會是最浪費生命的事！」

 

　　雖然會議惹人心煩，但它始終是一個能夠讓同事互相表達意見、了解工作進度，甚至激發創意的平台。想開會不拖拉、有效率？記住以下8個守則！

 

1. 開會人數不超過8人

 

　　愈多人開會愈好？不！美國史丹福大學教授Robert Sutton曾進行相關研究，結果發現，5到8人的會議是最有效率，一旦超過了，會議中的對談品質就會開始下降！想開會開得有效率？只需邀請與會議主題直接相關的人參與即可，最好不要超過8個人，才可確保與會者有充足的時間去表達意見，還可空出其他同事（尤其是不表達意見、只會你眼望我眼的旁觀者）去集中處理當日的工作，以免整體工作進度因「人人去開會」而被拖慢。

 

（《七個會議》劇照）

 

2. 提前至少3天通知會議議程

 

　　明明在開會，但感覺似漫無目的地閒聊？或許是因為與會者並不清楚召開會議的、議程！所以舉行會議前，最好提前至少3天發出會議通知，列明議程、時間、地點等，讓與會者可以提早做好準備，包括搜集或閱讀相關資料，以便從會議開始就能圍繞主題作討論。

 

3. 會議主題必須明確

 

　　很多人都會有一個想法：「反正開會，不如一次過討論晒所有議題，好像更省事！」但其實會議主題愈多，只會愈容易失焦點，也會很容易因「暫時沒想法」而不斷轉話題，最後花上幾小時都得不出任何結論！

 

4. 避免在星期一開早會

 

　　所謂一日之計在於晨，不少人都很喜歡在早上開會；尤其星期一開早會，可以盡早制定一星期的工作安排，但原來這是最差的開會時段？著有熱賣書《Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job》的美國職場研究專家Lynn Taylor提出2個「星期一不宜開早會」的原因：一，經過周末休假，星期一早上是員工最有生產力的黄金時刻，不宜因召開會議而分散其注意力；二，很多打工仔都會有Blue Monday症候群，有時難免會遲到甚至詐病請假，往往很難齊人！

 

　　何時開會最有效率？英國預約日程管理網站YouCanBookMe於2016年進行一項研究，分析過53萬個回覆後發現，如果想確保每個人都能出席會議，最佳開會時間為星期二下午2時30分，次選為星期三下午3時！

 

5. 準時開始、準時結束

 

　　開會遲到不但不禮貌，還會影響會議氣氛！美國心理學教授Steven Rogelberg指，如果遲10分鐘以上才開始會議，與會者很有可能出現「負面社交情緒」行為，包括感到煩躁、集中力下跌，從而影響會議效率！何況一個等一個，絕對會助長遲到風氣！

 

　　不準時結束會議也不好，因為會影響所有與會者的原本工作進度，變相增加公司成本。

 

（《七個會議》劇照）

 

6. 會議不宜超過2小時

 

　　除了開始和結束時間，還要注意會議時間長度，最好不要超過2小時，否則很容易造成腦疲勞，影響記憶力、專注力，連工作效率都會大跌！為避免飯後攻心，不少人的理想會議時間都在午飯前的2小時內；也有些人偏好在下班前2小時開會！

 

7. 鼓勵但不點名與會者發言

 

　　為避免會議欠交流，或單向傳遞資訊，不少老闆和管理層都會鼓勵員工或下屬發表意見，這做法當然很好，但切忌突然點名、規定輪流開聲，避免造成開會壓力！還要注意的是，開會時應保持一個自由討論、集思廣益的氣氛，無論你是甚麼身分和職級，不必凡事唯唯諾諾，當然也不要武斷或隨便批評別人的意見！

 

8. 只參與有決策者在的會議

 

　　「誰負責做決策？」這是大部分人都不會問的問題，皆因認為事不關己，更何況最好的答案一定是：「老闆啦！」這正正是問題所在！如果老闆不在會議？是該由職級最大的人，還是最熟悉相關議題的人做決定？其實都可以，但當然要先獲得哲授權！參考一下Google的做法：為提高會議效率，Google的執行長Larry Page曾訂出開會四大規則，其中一項正是「每次開會都要有決策者，不一定要是老闆」；因為他認為，若會議上沒有決策者，就無法做出任何決定，會議開了也是白開！