過往專欄

　　甚麼人會告狀？

　　大家應該明白這裏說的是甚麼狀。辦公室內甚麼人會告狀？會去告狀、懂得告狀，而且善於和經常告狀。

　　我從沒試過，亦從不因別人告狀而刻意解釋，因為我以為只有小人才會告狀；聽人告狀的老闆或上司自然會分辨出誰是小人，應該不會輕信。卻原來不是。他們不但相信，而且信到十足。

　　一年，老闆跟我做appraisal ，期間說起一件事。

　　「知不知道上次叫你做的報告，其實是有人提出來的？」他說的時候，我根本忘記究竟他說的是甚麼事。

　　直至他跟我解釋時，才猛然想起一年前他要我負責其中一本雜誌的人手編制。當時他突然叫我把那份雜誌的人手編制給他，我感到奇怪，相信背後一定有些問題。

　　至於甚麼問題？不知道，但我相信只是交一個人手編制報告，未必應付到背後可能延伸的「辦公室政治」問題。於是除了編制以外，還把人手分工、負責工作，以及他們每星期的「生產量」，即能出版版面的總數計算出來。

　　報告交了，並沒有甚麼後續跟進，即是不了了之。我亦因而忘記了，當老闆重提舊事，才回想起這件事，這件小事。

　　既然一件小事，為何他突然提起呢？

　　「你知啦！有人講，我一定要做啲嘢，你明唔明呀？」他自說自話。

　　原來當年有人對我負責其中一份雜誌的人手有「意見」，向他「反映」，他便叫我給他資料。按常理分析，那人應該是做其他雜誌，認為我負責的雜誌人手比他的多，才有此意見。

　　幸好我除了人手編制以外，還把分工和負責工作，以及每星期出版版面總數計算出來，再除以人手，變成一個可以量化的生產力報告給他。如果他要做比較，基礎就不只是人手編制，而是比較客觀的平均生產力了。

　　事後，很自然把別人雜誌的人手編制，和其每星期出版版面總數計算一下，再除以人手，結果發現，我們每個人手的平均生產力比別人高70%以上。

　　相信老闆應該也曾用相同方法計算過，所以才對我沒有後續跟進。

　　坦白說，應該告狀的是我。不是嗎？每個同事涉及的工種比其他人多、負責版數又比人家多，提出加人手的應該是我。但我們不會，因為我們做人做事，都是大局為重。

　　可惜辦公室內不少人會告狀，而且無關職級高低，原因是老闆會聽。我不會猜想他們是否愛聽，但肯定會聽。

　　正因為他們會聽，所以才有人會去告狀；又因為他們相信，所以小人才會不斷告狀。於是告狀變成辦公室日常運作，而且十分順暢，有其固定「員工」和「流程」。

　　疫情激發企業及上班族進入新的辦公模式，影響至今。在遙距工作、在家工作的靈活辦公模式下，辦公室的設計也要更靈活，迎合企業未來發展的需要。

仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦（右）表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，而是要做好變革管理。左為仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜。（梁巧恩攝）

　　仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦受訪時表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，關鍵是了解員工的工作情況及需要，以及做好變革管理（Change Management）。

　　據仲量聯行項目發展服務部的資料顯示，早於疫情前，在香港的企業已開始引入靈活辦公空間，但外資企業往往是先行者。自2023年開始，本地企業比例上升。雖今年首季的比例仍以外資較多，但相信往後3季仍有變化。

各方面調研 照顧使用者感受

　　無論是外資還是本地企業，要為辦公室大裝修，也需要投入人力資源，況且引入靈活辦公室背後要有精心的計算。張琦指，靈活辦公室是要因應企業的生意模式、員工的工作種類及模式，如何更好地使用整個空間。「談到工作模式，好多時會探討包括用電話、用會議室有多頻繁；用會議室時，是多人還是少人（會議），討論的內容大多是甚麼，是否很多也涉及機密。總之由大小、頻率、討論的題材，也會做一個調研。」

　　就算「條數計得準」，但要改裝傳統辦公室，要考慮的還有軟件，包括照顧使用者的感受，這正正是變革管理的精髓。張琦解舉例，有用家覺得開放式辦公室令環境太嘈吵，又有的認為會議室太少，影響工作效率。「所以變革管理，關顧的持份者上至行政總裁，下至茶水姐姐。」

　　人多便會意見多，仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜解釋，一般會組織一個工作小組，成員可以是來自各部門如財務、人力資源等部門的代表。「工作小組通過（新辦公室）的建議後，可送給C-Suite審批，兩步審批的方式，也能省C-Suite的時間。」

　　張琦補充，也要跟C-Suite做好溝通，明白有甚麼事在甚麼時候可以說，有甚麼不可以說。舉例，要搬遷或重新設計辦公室，是老闆們已落了決定，不能改變。那麼，與工作小組溝通時，說明改變必定發生，令大家不存任何幻想。「如何在新環境下，配合你未來的工作，這個可以再商議。」工作小組人選也一樣要可控。張琦指若由部門話事人甚或大老闆提名就更好，以選舉模式選出未必適合。

辦公室的會議及協作空間，愈來愈重要。（受訪者提供圖片）

省營運成本 工作環境升級

　　重新設計辦公室要投資，回報是否一定是「向著省錢看」？張琦坦言，不少企業在過去好一段時間不斷拓展，每次拓展未必可以找到相連的辦公室。「現在見到的趨勢是，企業將之前幾年拓展遺留下來的『痛苦』進行整合，當然也有涉及收購合併的。有些整合後所需的辦公室面積減少，可能省下有30%至40%相關營運成本。」

　　但她強調，重整辦公室不是全為了省減營運成本，有些企業真的是為升級工作環境：「投資少少，以辦公室作為招攬人才的工具之一。」