過往專欄

　　一年， 機緣之下，幫了大學工作朋友的忙。

　　他們做一本特刋，苦苦掙扎，換將又換兵，換兵又換將，拖了幾年，到了死線前一個月，仍然亂作一團。

　　朋友苦不堪言，知我做過出版人，向我求救。剛好有空，先看看。當時輾轉之下接了這個爛攤子的是我舊公司，那編輯小姐還是我之前請的。於是講的要求，她基本跟得上，結果在死線前趕及完成。

　　特刋發布當晚，主禮嘉賓是副校長，再三在台上多謝我，而且在特刊上還印上我有份協作的名字。那一夜，大家看見刋物，都雀躍萬分。之後，他每次見到我，都特別親切。

　　繼後，他們要做周年紀念刊物，是項世紀工程，很自然找我幫忙。他們成立一個工作小組，有副校長、管理高層和校友，一起討論周年紀念刊物的主題、內容方向和表達形式等。

　　期間每星期都開會，深化討論，凝聚共識。我亦協助先做了一輪research，並以此為基礎，撰寫一份計劃書，目標兩年半內完成。

　　好了，到計劃書面世，會議早上9時開會，還邀請了幾個著名校友出席。我提早半小時上去，準備了用PowerPoint 去present。

　　8時55分， 朋友氣沖沖的走進會議室，說：「Professor M 搞甚麼鬼啊！ 8點47分發封電郵出來。」

　　我不知道她說甚麼，因為我不是他們大學裏的人，沒有收到電郵。

　　到了9時，大部分人到了，只有Professor M未到。主持會議的副校長沒說話，大家都在等。我仍搞不清楚發生甚麼事時，Professor M出現，手裏拿著一大疊文件，說：「我剛打印了份計劃書出來。」然後分派給我們。

　　今日不是由我present我的計劃書嗎？怎麼他會做一份計劃書呢？

　　他派完他的計劃書之後，不待主持會議的副校長說甚麼，已經開口發話。副校長唯有說先讓Professor M講講他的看法。

　　看他的計劃書，根本上就是我們開了幾個月會凝聚的共識，主題和內容方向，跟我準備要present 的都大同小異。只是他沒有具體執行計劃和初步layout 設計罷了。

　　之前他每次開會都不講話，只低頭寫筆記，就是人前人後那副君子模樣，真料想不到，他竟然做出這樣的事來。

　　講得直接一點，他就是剽竊了我們開會的成果，變成是他一個人的功勞。

　　開會的人，大家都有頭有面，又是同事，明知他這樣做也沒法哼一聲。何況當時有校友在，他們不知就裏，對計劃書連聲讚好。

　　我則盤算著怎樣去present一個與他「大同小異」的計劃書，幸好，他講得興奮，其他人又叫好附和，談了兩個多小時，會議也夠時間結束。

　　朋友也好，主持的副校長也好，其他幾個一直有參與的高層也好，大家都知道發生甚麼事，卻也有點無能為力。

　　開完會，大家避而不談我仍未present的計劃書；我亦樂得「清閒」。

　　過了一段日子，朋友叫我繼續幫手，我婉拒了。即使我不求名利，也懶得和Professor M打交道。

　　若項目按我們設想推展，肯定會十分成功，光環亦在朋友和副校長頭上，所以Professor M 的盤算是搶了風頭之餘，還可打擊我朋友。他根本不在乎做不做得好這項目，他在意的是不讓別人去做。

　　疫情激發企業及上班族進入新的辦公模式，影響至今。在遙距工作、在家工作的靈活辦公模式下，辦公室的設計也要更靈活，迎合企業未來發展的需要。

仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦（右）表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，而是要做好變革管理。左為仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜。（梁巧恩攝）

　　仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦受訪時表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，關鍵是了解員工的工作情況及需要，以及做好變革管理（Change Management）。

　　據仲量聯行項目發展服務部的資料顯示，早於疫情前，在香港的企業已開始引入靈活辦公空間，但外資企業往往是先行者。自2023年開始，本地企業比例上升。雖今年首季的比例仍以外資較多，但相信往後3季仍有變化。

各方面調研 照顧使用者感受

　　無論是外資還是本地企業，要為辦公室大裝修，也需要投入人力資源，況且引入靈活辦公室背後要有精心的計算。張琦指，靈活辦公室是要因應企業的生意模式、員工的工作種類及模式，如何更好地使用整個空間。「談到工作模式，好多時會探討包括用電話、用會議室有多頻繁；用會議室時，是多人還是少人（會議），討論的內容大多是甚麼，是否很多也涉及機密。總之由大小、頻率、討論的題材，也會做一個調研。」

　　就算「條數計得準」，但要改裝傳統辦公室，要考慮的還有軟件，包括照顧使用者的感受，這正正是變革管理的精髓。張琦解舉例，有用家覺得開放式辦公室令環境太嘈吵，又有的認為會議室太少，影響工作效率。「所以變革管理，關顧的持份者上至行政總裁，下至茶水姐姐。」

　　人多便會意見多，仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜解釋，一般會組織一個工作小組，成員可以是來自各部門如財務、人力資源等部門的代表。「工作小組通過（新辦公室）的建議後，可送給C-Suite審批，兩步審批的方式，也能省C-Suite的時間。」

　　張琦補充，也要跟C-Suite做好溝通，明白有甚麼事在甚麼時候可以說，有甚麼不可以說。舉例，要搬遷或重新設計辦公室，是老闆們已落了決定，不能改變。那麼，與工作小組溝通時，說明改變必定發生，令大家不存任何幻想。「如何在新環境下，配合你未來的工作，這個可以再商議。」工作小組人選也一樣要可控。張琦指若由部門話事人甚或大老闆提名就更好，以選舉模式選出未必適合。

辦公室的會議及協作空間，愈來愈重要。（受訪者提供圖片）

省營運成本 工作環境升級

　　重新設計辦公室要投資，回報是否一定是「向著省錢看」？張琦坦言，不少企業在過去好一段時間不斷拓展，每次拓展未必可以找到相連的辦公室。「現在見到的趨勢是，企業將之前幾年拓展遺留下來的『痛苦』進行整合，當然也有涉及收購合併的。有些整合後所需的辦公室面積減少，可能省下有30%至40%相關營運成本。」

　　但她強調，重整辦公室不是全為了省減營運成本，有些企業真的是為升級工作環境：「投資少少，以辦公室作為招攬人才的工具之一。」