過往專欄

　　「公司給這麼少資源，怎做？」同事經常這樣說。

　　在不同公司做過，不管華資、中資、歐資和美資都一樣，資源從來不會無限，卻總要完成一些不可能完成的任務。

　　喜歡以一個比喻去說服他們接受挑戰。即如一個太極高手，身穿白衫白褲，在無邊無際的大草原上耍一套吳家太極，畫面優雅，又令人心曠神怡。

　　場景一轉，他獨個兒在政府大球場上耍拳，也不俗。儘管有框有綫，惟翠綠草地空間甚廣，雖沒有天人合一之感，亦見揮灑自如。

　　情景又再變，他在室內表演，既沒有海闊天空之趣，亦失綠草如茵之美，但他尚可移船就磡，游刃有如。

　　場地一變，他竟然在會議室內耍拳，要在會議桌和座椅之間游走，又要避過暗地裏擲來的蕉皮暗箭，若他不慍不火，仍以自己的節奏耍出真功夫來，他才是真正的高手。

　　電視監製李添勝曾說，他在籌備新劇角色時會考慮演員，但就算度了期，也可能因其他因素而有所改動。之後不論公司分派了哪個演員給他，他怎樣不滿意，總要開戲。這就是專業。大家都人手足、資源多、掣肘少，但現實世界永遠都是人手不足、資源不多、掣肘不少。

　　沒有人可能得到一切，但人生就是這樣，你永遠也得不到充足的資源，亦求不到最優秀的人才，但你仍然要工作，仍然要完成任務。

　　不過，我亦有另一種體會，當接手一件不可能完成的任務後，只要你不埋怨，全心全意的做下去，那些掣肘便變得次要，那些限制甚至會自動消失，人才又會自然出現。

　　智者說：「或許一個人純粹的去做事，那事才會做得更成功。」我從來不推卻工作，亦最喜歡做一些不可能成功的事。以前我會說這是挑戰，在人手不足、資源不多、掣肘不少的情況下，做到成功，才顯功力；卻其實我是貪慕虛榮，希望博得別人讚賞。

　　或許命運跟我開玩笑，不斷給我新項目⋯⋯

　　疫情激發企業及上班族進入新的辦公模式，影響至今。在遙距工作、在家工作的靈活辦公模式下，辦公室的設計也要更靈活，迎合企業未來發展的需要。

仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦（右）表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，而是要做好變革管理。左為仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜。（梁巧恩攝）

　　仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦受訪時表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，關鍵是了解員工的工作情況及需要，以及做好變革管理（Change Management）。

　　據仲量聯行項目發展服務部的資料顯示，早於疫情前，在香港的企業已開始引入靈活辦公空間，但外資企業往往是先行者。自2023年開始，本地企業比例上升。雖今年首季的比例仍以外資較多，但相信往後3季仍有變化。

各方面調研 照顧使用者感受

　　無論是外資還是本地企業，要為辦公室大裝修，也需要投入人力資源，況且引入靈活辦公室背後要有精心的計算。張琦指，靈活辦公室是要因應企業的生意模式、員工的工作種類及模式，如何更好地使用整個空間。「談到工作模式，好多時會探討包括用電話、用會議室有多頻繁；用會議室時，是多人還是少人（會議），討論的內容大多是甚麼，是否很多也涉及機密。總之由大小、頻率、討論的題材，也會做一個調研。」

　　就算「條數計得準」，但要改裝傳統辦公室，要考慮的還有軟件，包括照顧使用者的感受，這正正是變革管理的精髓。張琦解舉例，有用家覺得開放式辦公室令環境太嘈吵，又有的認為會議室太少，影響工作效率。「所以變革管理，關顧的持份者上至行政總裁，下至茶水姐姐。」

　　人多便會意見多，仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜解釋，一般會組織一個工作小組，成員可以是來自各部門如財務、人力資源等部門的代表。「工作小組通過（新辦公室）的建議後，可送給C-Suite審批，兩步審批的方式，也能省C-Suite的時間。」

　　張琦補充，也要跟C-Suite做好溝通，明白有甚麼事在甚麼時候可以說，有甚麼不可以說。舉例，要搬遷或重新設計辦公室，是老闆們已落了決定，不能改變。那麼，與工作小組溝通時，說明改變必定發生，令大家不存任何幻想。「如何在新環境下，配合你未來的工作，這個可以再商議。」工作小組人選也一樣要可控。張琦指若由部門話事人甚或大老闆提名就更好，以選舉模式選出未必適合。

辦公室的會議及協作空間，愈來愈重要。（受訪者提供圖片）

省營運成本 工作環境升級

　　重新設計辦公室要投資，回報是否一定是「向著省錢看」？張琦坦言，不少企業在過去好一段時間不斷拓展，每次拓展未必可以找到相連的辦公室。「現在見到的趨勢是，企業將之前幾年拓展遺留下來的『痛苦』進行整合，當然也有涉及收購合併的。有些整合後所需的辦公室面積減少，可能省下有30%至40%相關營運成本。」

　　但她強調，重整辦公室不是全為了省減營運成本，有些企業真的是為升級工作環境：「投資少少，以辦公室作為招攬人才的工具之一。」