過往專欄

　　我參加了一個餐飲計劃，卻因暴亂和疫情而打亂，但管理層卻不考慮實況，依舊按到期日結束，完全沒有諮詢過參與計劃人的意見。

　　鐵達尼號沉沒後的調查發現，原來有許多人都有這個疑問：鐵達尼號真的永不沉沒嗎？但他們卻以為自己是唯一有此疑問的人。相同情況亦發生在美國太空穿梭機「挑戰者號」身上。

　　1984年，負責生產火箭推進器的 MTI 公司，發現一個防止熱氣從實心火箭推進器外洩、可能會燒穿燃料槽的零件「○環」有問題。他們從往後的多次實驗中，認為「○環」的穩定性不足，尤其是在華氏溫度53度以下，情況最危險。

　　1986年1月，挑戰者號在升空後73秒爆炸。原因正是熱氣外洩，燒穿了燃料槽，而當時的溫度是華氏36度。

　　為甚麼當時沒有人提出這個疑問呢？生產商和美國太空總署的溝通，肯定曾就「○環」的設計討論過，但為何在溫度超越危險線時仍批准它升空呢？

　　美國華盛頓大學教授 Michael Marquardt 說，這是團隊領導人常犯的錯誤，他們一廂情願地認為自己應該知道答案，而非提出疑問。他們害怕下屬以為他們沒有領袖才能，所以不會直接提問，反而會不斷強調自己最清楚大局、最了解形勢。

　　久而久之，整個團隊便在一個大家都以為知道答案的氣氛下運作，不會提出疑問，因為大家都不認為應該有疑問。況且有疑問的人，害怕自己的提問會被其他人取笑，亦可能給老闆誤會他能力低下。

　　企業在改變過程中，最重要是有一個清晰的改變方向，容易執行的政策方案和支持改革的員工，並且在執行前做足諮詢。文首提及的餐飲計劃管理層，肯定沒做好諮詢，一意孤行。

　　疫情激發企業及上班族進入新的辦公模式，影響至今。在遙距工作、在家工作的靈活辦公模式下，辦公室的設計也要更靈活，迎合企業未來發展的需要。

仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦（右）表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，而是要做好變革管理。左為仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜。（梁巧恩攝）

　　仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦受訪時表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，關鍵是了解員工的工作情況及需要，以及做好變革管理（Change Management）。

　　據仲量聯行項目發展服務部的資料顯示，早於疫情前，在香港的企業已開始引入靈活辦公空間，但外資企業往往是先行者。自2023年開始，本地企業比例上升。雖今年首季的比例仍以外資較多，但相信往後3季仍有變化。

各方面調研 照顧使用者感受

　　無論是外資還是本地企業，要為辦公室大裝修，也需要投入人力資源，況且引入靈活辦公室背後要有精心的計算。張琦指，靈活辦公室是要因應企業的生意模式、員工的工作種類及模式，如何更好地使用整個空間。「談到工作模式，好多時會探討包括用電話、用會議室有多頻繁；用會議室時，是多人還是少人（會議），討論的內容大多是甚麼，是否很多也涉及機密。總之由大小、頻率、討論的題材，也會做一個調研。」

　　就算「條數計得準」，但要改裝傳統辦公室，要考慮的還有軟件，包括照顧使用者的感受，這正正是變革管理的精髓。張琦解舉例，有用家覺得開放式辦公室令環境太嘈吵，又有的認為會議室太少，影響工作效率。「所以變革管理，關顧的持份者上至行政總裁，下至茶水姐姐。」

　　人多便會意見多，仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜解釋，一般會組織一個工作小組，成員可以是來自各部門如財務、人力資源等部門的代表。「工作小組通過（新辦公室）的建議後，可送給C-Suite審批，兩步審批的方式，也能省C-Suite的時間。」

　　張琦補充，也要跟C-Suite做好溝通，明白有甚麼事在甚麼時候可以說，有甚麼不可以說。舉例，要搬遷或重新設計辦公室，是老闆們已落了決定，不能改變。那麼，與工作小組溝通時，說明改變必定發生，令大家不存任何幻想。「如何在新環境下，配合你未來的工作，這個可以再商議。」工作小組人選也一樣要可控。張琦指若由部門話事人甚或大老闆提名就更好，以選舉模式選出未必適合。

辦公室的會議及協作空間，愈來愈重要。（受訪者提供圖片）

省營運成本 工作環境升級

　　重新設計辦公室要投資，回報是否一定是「向著省錢看」？張琦坦言，不少企業在過去好一段時間不斷拓展，每次拓展未必可以找到相連的辦公室。「現在見到的趨勢是，企業將之前幾年拓展遺留下來的『痛苦』進行整合，當然也有涉及收購合併的。有些整合後所需的辦公室面積減少，可能省下有30%至40%相關營運成本。」

　　但她強調，重整辦公室不是全為了省減營運成本，有些企業真的是為升級工作環境：「投資少少，以辦公室作為招攬人才的工具之一。」