過往專欄

　　辦公室內有些人最愛搬弄是非，這些人還好應付。只要跟他們保持距離，不跟他們搞對抗，日子便會好過一點。

　　可是有些人喜歡把你說的話剪裁，再變成另一個樣子。像「孔雀」吧，他問我︰「『蝴蝶』為甚麼走？」

　　我笑了笑，搖搖頭。

　　怎知「孔雀」把這一個反應說成是我認為「蝴蝶」太不濟了，工作無能、領導無方、態度無禮，所以我把他弄走。

　　當公司同事說給我聽時，她也知道我不會這樣說，但她也覺得奇怪的就是為何「孔雀」會有這樣的說法，究竟我「說」了些甚麼給他拿來自用？

　　我說，我甚麼也沒說過！但想深一層，我搖頭可以有不同的解讀。我搖頭是表示我不知道；不過，「孔雀」卻把我的搖頭解讀成為看「蝴蝶」的態度，搖頭等於不同意他、他不行、他有問題等等。

　　所以辦公室的遊戲並不好玩，隨時給亂扣帽子，亦很容易給人放在刀尖上。像這樣把話放到你嘴巴裏已是小事了。

　　同事替我不值，我又是笑了笑，搖搖頭。這一次搖頭，是代表我心裏有點感喟、歎息，怎麼人世間會有「孔雀」這樣的人？我笑是代表我覺得他們的行為真的可笑。

　　幸好，同事明白我，不然她也有可能解讀成我看不起「孔雀」，說他不濟、工作無能、領導無方、態度無禮了。

　　同事叫我質問「孔雀」。但質問他又怎樣？他一定不會承認他說過這樣的話；就算證據確鑿，他不能抵賴，他也可以強詞奪理，說我當時的反應有這樣的意思。

　　對這樣的小事也要動氣，那面對大事時又如何？

　　這些閒言閒語，就由它去吧，面對這樣的人，就等他幾年，看他怎樣？

　　疫情激發企業及上班族進入新的辦公模式，影響至今。在遙距工作、在家工作的靈活辦公模式下，辦公室的設計也要更靈活，迎合企業未來發展的需要。

仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦（右）表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，而是要做好變革管理。左為仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜。（梁巧恩攝）

　　仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦受訪時表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，關鍵是了解員工的工作情況及需要，以及做好變革管理（Change Management）。

　　據仲量聯行項目發展服務部的資料顯示，早於疫情前，在香港的企業已開始引入靈活辦公空間，但外資企業往往是先行者。自2023年開始，本地企業比例上升。雖今年首季的比例仍以外資較多，但相信往後3季仍有變化。

各方面調研 照顧使用者感受

　　無論是外資還是本地企業，要為辦公室大裝修，也需要投入人力資源，況且引入靈活辦公室背後要有精心的計算。張琦指，靈活辦公室是要因應企業的生意模式、員工的工作種類及模式，如何更好地使用整個空間。「談到工作模式，好多時會探討包括用電話、用會議室有多頻繁；用會議室時，是多人還是少人（會議），討論的內容大多是甚麼，是否很多也涉及機密。總之由大小、頻率、討論的題材，也會做一個調研。」

　　就算「條數計得準」，但要改裝傳統辦公室，要考慮的還有軟件，包括照顧使用者的感受，這正正是變革管理的精髓。張琦解舉例，有用家覺得開放式辦公室令環境太嘈吵，又有的認為會議室太少，影響工作效率。「所以變革管理，關顧的持份者上至行政總裁，下至茶水姐姐。」

　　人多便會意見多，仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜解釋，一般會組織一個工作小組，成員可以是來自各部門如財務、人力資源等部門的代表。「工作小組通過（新辦公室）的建議後，可送給C-Suite審批，兩步審批的方式，也能省C-Suite的時間。」

　　張琦補充，也要跟C-Suite做好溝通，明白有甚麼事在甚麼時候可以說，有甚麼不可以說。舉例，要搬遷或重新設計辦公室，是老闆們已落了決定，不能改變。那麼，與工作小組溝通時，說明改變必定發生，令大家不存任何幻想。「如何在新環境下，配合你未來的工作，這個可以再商議。」工作小組人選也一樣要可控。張琦指若由部門話事人甚或大老闆提名就更好，以選舉模式選出未必適合。

辦公室的會議及協作空間，愈來愈重要。（受訪者提供圖片）

省營運成本 工作環境升級

　　重新設計辦公室要投資，回報是否一定是「向著省錢看」？張琦坦言，不少企業在過去好一段時間不斷拓展，每次拓展未必可以找到相連的辦公室。「現在見到的趨勢是，企業將之前幾年拓展遺留下來的『痛苦』進行整合，當然也有涉及收購合併的。有些整合後所需的辦公室面積減少，可能省下有30%至40%相關營運成本。」

　　但她強調，重整辦公室不是全為了省減營運成本，有些企業真的是為升級工作環境：「投資少少，以辦公室作為招攬人才的工具之一。」