過往專欄

　　「你是不是太遷就她呢？」一個和我共事多年的好好先生很坦率地問我。

　　他口中的她，是剛從另一個部門調過來的同事，從沒做過編輯工作，沒有任何相關經驗，但我和她原屬的部門有較多合作機會，知道她是個很盡心盡力的人，所以當她在原部門做得不好，她上司跟我說時，我答應讓她轉來我部門一試，但先決條件是要求她做好好先生的下屬。

　　正因為她沒相關經驗，卻又在原屬部門做到經理級別，要調動得花上一點勁；而她對編輯運作的每個細節都不認識，若貿然讓她做主管，易出亂子，於是我先安排她跟好好先生——一個與我共事多年、肯用心教導年輕人的同事，希望他可以好好教導她。

　　可是她原來的工資比好好先生還要高，我不但要花時間做好好先生的「思想工作」，另一方面又要說服人事部接受這個調動，還要預計兩至三年的培訓，讓她可以有能力管理這個部門。

　　做這種調動要冒的風險很大︰同事不理解、公司不願意、她個人不習慣等等，都會影響結果。萬一她真的做不來，她往後在公司的安排也令人費煞思量。事實上，不是很多公司或上司願意幫助同事轉換新環境，更不會承擔任何後果，我卻特別愛做這種事，皆因我也是半途出家；而且她有潛質，以能力看是可以轉型成功的，怕只怕她太進取，又或者放不下身段。

　　好好先生教她很多東西，亦替她安排了許多機會，但成績卻差強人意。好好先生不斷向我反映，我則叫他繼續耐心等待。

　　可惜這位同事的自尊心太強了，把編輯的每個環節看得太輕，以為都只是手板眼見工夫，見過了便以為懂了，於是不願意花時間去浸淫，反而認為我們不給她機會，還經常向我投訴好好先生。

　　這一次，好好先生忍不住批評我的做法，我說我們不應太早下決定，多給一些時間和空間別人吧，人家給我機會，我給人家機會。

　　疫情激發企業及上班族進入新的辦公模式，影響至今。在遙距工作、在家工作的靈活辦公模式下，辦公室的設計也要更靈活，迎合企業未來發展的需要。

仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦（右）表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，而是要做好變革管理。左為仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜。（梁巧恩攝）

　　仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦受訪時表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，關鍵是了解員工的工作情況及需要，以及做好變革管理（Change Management）。

　　據仲量聯行項目發展服務部的資料顯示，早於疫情前，在香港的企業已開始引入靈活辦公空間，但外資企業往往是先行者。自2023年開始，本地企業比例上升。雖今年首季的比例仍以外資較多，但相信往後3季仍有變化。

各方面調研 照顧使用者感受

　　無論是外資還是本地企業，要為辦公室大裝修，也需要投入人力資源，況且引入靈活辦公室背後要有精心的計算。張琦指，靈活辦公室是要因應企業的生意模式、員工的工作種類及模式，如何更好地使用整個空間。「談到工作模式，好多時會探討包括用電話、用會議室有多頻繁；用會議室時，是多人還是少人（會議），討論的內容大多是甚麼，是否很多也涉及機密。總之由大小、頻率、討論的題材，也會做一個調研。」

　　就算「條數計得準」，但要改裝傳統辦公室，要考慮的還有軟件，包括照顧使用者的感受，這正正是變革管理的精髓。張琦解舉例，有用家覺得開放式辦公室令環境太嘈吵，又有的認為會議室太少，影響工作效率。「所以變革管理，關顧的持份者上至行政總裁，下至茶水姐姐。」

　　人多便會意見多，仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜解釋，一般會組織一個工作小組，成員可以是來自各部門如財務、人力資源等部門的代表。「工作小組通過（新辦公室）的建議後，可送給C-Suite審批，兩步審批的方式，也能省C-Suite的時間。」

　　張琦補充，也要跟C-Suite做好溝通，明白有甚麼事在甚麼時候可以說，有甚麼不可以說。舉例，要搬遷或重新設計辦公室，是老闆們已落了決定，不能改變。那麼，與工作小組溝通時，說明改變必定發生，令大家不存任何幻想。「如何在新環境下，配合你未來的工作，這個可以再商議。」工作小組人選也一樣要可控。張琦指若由部門話事人甚或大老闆提名就更好，以選舉模式選出未必適合。

辦公室的會議及協作空間，愈來愈重要。（受訪者提供圖片）

省營運成本 工作環境升級

　　重新設計辦公室要投資，回報是否一定是「向著省錢看」？張琦坦言，不少企業在過去好一段時間不斷拓展，每次拓展未必可以找到相連的辦公室。「現在見到的趨勢是，企業將之前幾年拓展遺留下來的『痛苦』進行整合，當然也有涉及收購合併的。有些整合後所需的辦公室面積減少，可能省下有30%至40%相關營運成本。」

　　但她強調，重整辦公室不是全為了省減營運成本，有些企業真的是為升級工作環境：「投資少少，以辦公室作為招攬人才的工具之一。」