職場

　　疫情激發企業及上班族進入新的辦公模式，影響至今。在遙距工作、在家工作的靈活辦公模式下，辦公室的設計也要更靈活，迎合企業未來發展的需要。

仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦（右）表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，而是要做好變革管理。左為仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜。（梁巧恩攝）

　　仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦受訪時表示，引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例，關鍵是了解員工的工作情況及需要，以及做好變革管理（Change Management）。

　　據仲量聯行項目發展服務部的資料顯示，早於疫情前，在香港的企業已開始引入靈活辦公空間，但外資企業往往是先行者。自2023年開始，本地企業比例上升。雖今年首季的比例仍以外資較多，但相信往後3季仍有變化。

各方面調研 照顧使用者感受

　　無論是外資還是本地企業，要為辦公室大裝修，也需要投入人力資源，況且引入靈活辦公室背後要有精心的計算。張琦指，靈活辦公室是要因應企業的生意模式、員工的工作種類及模式，如何更好地使用整個空間。「談到工作模式，好多時會探討包括用電話、用會議室有多頻繁；用會議室時，是多人還是少人（會議），討論的內容大多是甚麼，是否很多也涉及機密。總之由大小、頻率、討論的題材，也會做一個調研。」

　　就算「條數計得準」，但要改裝傳統辦公室，要考慮的還有軟件，包括照顧使用者的感受，這正正是變革管理的精髓。張琦解舉例，有用家覺得開放式辦公室令環境太嘈吵，又有的認為會議室太少，影響工作效率。「所以變革管理，關顧的持份者上至行政總裁，下至茶水姐姐。」

　　人多便會意見多，仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜解釋，一般會組織一個工作小組，成員可以是來自各部門如財務、人力資源等部門的代表。「工作小組通過（新辦公室）的建議後，可送給C-Suite審批，兩步審批的方式，也能省C-Suite的時間。」

　　張琦補充，也要跟C-Suite做好溝通，明白有甚麼事在甚麼時候可以說，有甚麼不可以說。舉例，要搬遷或重新設計辦公室，是老闆們已落了決定，不能改變。那麼，與工作小組溝通時，說明改變必定發生，令大家不存任何幻想。「如何在新環境下，配合你未來的工作，這個可以再商議。」工作小組人選也一樣要可控。張琦指若由部門話事人甚或大老闆提名就更好，以選舉模式選出未必適合。

辦公室的會議及協作空間，愈來愈重要。（受訪者提供圖片）

省營運成本 工作環境升級

　　重新設計辦公室要投資，回報是否一定是「向著省錢看」？張琦坦言，不少企業在過去好一段時間不斷拓展，每次拓展未必可以找到相連的辦公室。「現在見到的趨勢是，企業將之前幾年拓展遺留下來的『痛苦』進行整合，當然也有涉及收購合併的。有些整合後所需的辦公室面積減少，可能省下有30%至40%相關營運成本。」

　　但她強調，重整辦公室不是全為了省減營運成本，有些企業真的是為升級工作環境：「投資少少，以辦公室作為招攬人才的工具之一。」

　　經歷後疫情時代，2023年可算是各種工作模式的「試用期」，由推動混合工作模式、到「模仿裁員」、採取「迴旋鏢員工」策略，企業都開始嘗試摸索新方式，為求能吸引和留住人才。

　　來到2024年，職場的最新趨勢和關鍵字又是甚麼？企業如何把握機會，改變職場管理？就讓人力資源專家逐一拆解。

Globalization Partners亞太區總經理Charles Ferguson認為，今年的職場關鍵字，就是「擁抱改變」以及「取得平衡」。（受訪者提供圖片）

　　隨著2024年的到來，不論是大型企業、抑或中小企，都會想盡快提升生產力搶先復甦，但催谷員工的同時，如何留住他們的心，在人才荒的情況下，打贏這場戰爭？人力資源機構Globalization Partners（G-P）亞太區總經理Charles Ferguson日前接受本報專訪時提到，預料2024年全球人才爭奪戰將持續，對僱主而言，今年的職場關鍵字，就是「擁抱改變（Embrace change）」以及「取得平衡（Get the balance）」。

聆聽員工想法 再推合適政策

　　Ferguson表示，在過去幾年，職場環境迎來顛覆性的變化，不論是僱主的角色、員工的期望、抑或人工智能（AI）的冒起，所有事情都不再與過往一樣。在去年，企業猶如「打開眼睛一樣」，進入試驗期，嘗試利用各種不同的方法，來迎合市場的趨勢。而今年，企業是時候以實際行動，來擁抱這些改變。他強調，僱主不要再想著能會回到以前的工作模式以及職場環境，「當人才都往前看、往前走，企業卻選擇原地踏步，甚至走回頭路，回到傳統的工作模式，到最後只會錯失良機，在市場失去競爭力且被淘汰。」

　　舉例指，混合工作模式的需求將變得更普遍，「其實不只是新世代，就算是資深員工早已在疫情期間，習慣了相類似的工作模式。」所以，他認為現今大部分人才對於相關政策的期望也會更高。

Globalization Partners亞太區總經理Charles Ferguson預計混合工作的需求將更普遍，僱主須審視團隊的需求。（資料圖片）

　　Ferguson坦言：「改變並不是甚麼負面事情，反而是一個機會。對於僱主而言，在2024年的首要任務，就是擁抱改變。」他補充指，紙上談兵很容易，但實際要執行、要突破既有框架，對於企業而言，確實仍有挑戰，無從入手。因此僱主在今年必須更全面地審視其混合工作團隊的需求和策略，從中取得平衡。

　　而所謂的「平衡」，Ferguson就解釋，並非所有人都想在家工作或遙距工作，「如在香港，我們都知道住宿空間不大，工作時或多或少都會受到家人影響，有些打工仔反而更熱衷回公司。」所以僱主也不能只認為員工要遙距工作，反而可設立清晰指引，規定員工每星期在辦公室工作的工作時間，其他時間則讓員工自行選擇工作地點，「最重要是聆聽他們的想法，彈性思考，再實施合適的政策。」

AI熱潮持續 宜做好風險管理

　　除了混合工作模式外，Ferguson另提到，今年「AI職場」也將會延續去年掀起的熱潮。不過，市場上仍有不少僱主和打工仔，對於AI在職場都分別存在疑慮和擔憂，僱主會擔心資料安全保護、僱員則憂慮被自動化機器取代。

　　但Ferguson笑言，因科技的進步而改變職場環境和工作模式，並非首次，「試回想一下，當年互聯網的普及，同樣顛覆全世界的日常生活及工作模式。」所以僱主在此刻不應對AI感到恐懼，盡快擁抱改變，也要做好足夠的風險管理。同時應加緊腳步部署，找對方法，讓員工和AI和睦共處，使他們感到安心，「切忌用AI取代員工，AI是用來輔助員工。」他強調，應讓人類做人類擅長的事，讓機器做機器擅長的事，從中協作取得平衡，方為企業致勝的關鍵。