【共度疫境】3個好老闆分享疫下管理心法:互信、溝通、鼓勵、包容
【2021展望】2020年,僱主、僱員也面對前所未有的挑戰。在家工作成為新常態,僱主、僱員都要學懂應用新科技遙距管理、工作。
2021年,3位來自服裝、市務及公關業的老闆,分享過去一年如何與團隊從挑戰中走過來;今年,希望與同事一起,疫情下創建未來。
Viola Chan:早作計劃 快速轉身
The House of VC創辦人Viola Chan(右)表示,老闆更要成為好榜樣,帶領團隊度難關。(受訪者提供圖片)
國際婚紗晚裝品牌The House of VC創辦人Viola Chan,管理全球8,000人的團隊,包括生產線及銷售,生意遍及歐美及中東。「以前一個月沒有一星期在香港,今年完全沒有飛過。以前跟同事及客戶面談,現在改為應用科技。」電話會議、視像會議的密度快速上升。
去年初疫情爆發時,她指生意確實受影響,大家完全不知發生甚麼事,加上其生意與生產地遍及多個國家及地區,各地疫情、政府政策及勞工法例有異,必須靈活地快速應對。她坦言最初自己也變得「癲癲地」,也有擔憂,包括如何保持生產,為有需要的地區及客戶供貨;銷售受影響的地區,又如何轉型,盡力保持運作及員工的生計。「有些廠因疫情要停產,要快速安排在香港的原料材運去另一個生產地生產,成本高了也沒辦法。」期後心情慢慢平復,思考未來業務及銷售轉型方向,「身邊有更多人,比我們更慘。」
團隊更包容 同事更成熟
去年不少企業被迫實施在家工作(Work From Home),老闆、員工也要重新適應。Viola指,在家工作模式在外國早已存在,管理不難。她反而重視在疫情下,如何鞏固團隊對公司及行業的信心,保住員工的生計。各地經濟不景,不少婚禮、宴會也延期、取消,員工很自然會擔心前景;每個員工背後,都可能要支持一個家庭。「我必須作為一個榜樣,讓他們看到如何闖過難關。當同事見到工作量有增無減,去年繼續設計2021年的款式,今年已開始設計2022年款式,他們自然有信心。」公司上下有信心,更有能力度過難關。Viola相信,疫情打擊不少企業的營運,待疫情消散,能留下來的品牌,將有更好的發展空間。
Viola有逾25年的婚紗及晚禮服設計經驗,建立了一個年收入上億美元的國際婚紗晚裝企業,有非常豐富的管理經驗。她強調,由於過往團隊做了很長遠的計劃,包括在亞洲建立了5個生產點;歐美及中東的生意亦有受權當地團隊管理,去年才能快速轉身。但她仍然覺得,疫情下也有所得着。「學到要思考更多、更包容。看得更清楚,有哪些同事真心幫公司。」她表示,有位60多歲的管理層同事,年前已說準備退休,遇上新冠肺炎來襲,他與公司共度難關,待一切再回軌道後,才正式退休。「見到同事也比過去更成熟,以前愛投訴的,現在也懂得包容。」
經去年的嘗試,她相信未來可減少出差,留更多時間陪伴家人,還有家中的小狗。生意上,營運模式肯定要變,雖早建有網店,但必須再調整銷售模式。「客人的購買模式,肯定會變。」
鄺海翔:給予自由 成果更佳
去年初疫情爆發,亞洲互動媒體控股在3月實行全體職員在家工作(WFH),創辦人鄺海翔表示,由於行業性質需要團隊間有緊密的溝通,久而久之發覺全體在家工作影響效率。「每個項目的要求不同,同事及客戶間需要很多即時溝通,生產率下降約2至3成。」
亞洲互動媒體控股創辦人鄺海翔(本報記者攝)
至第四波爆發,決定實施「A/B Team」,團隊重點成員可按需要選擇是否在家工工作。「不少同事發現在公司工作較方便,但就要求彈性上班,避開上下班繁忙時間。」
然而,鄺海翔指公司也增加了防疫指引,如家中有幼兒、自己或家人有不適的,也盡量安排在家工作。「到訪客人辦公室,必須所有時間戴上口罩。」被問到如何管理在家工作、彈性上班、家人有不適的同事的工作時間時,鄺海翔全靠一個「信」字。「不會去監控同事上班時間,這只是迫同事做多份報告,又迫自己看多份報告。同事明白只要做好工作,老闆就不會『搞佢』,繼續給予自由,反而更主動做好件事。」
他解釋,公司實施矩陣管理(Matrix Management),在傳統如會計、人力資源等部門外,每個項目都以小組形式管理,故他只會與各項目的組頭及傳統部門主管問責,他只會看項目進度及行動報告。
拓新業務 同事表現佳獲加薪
鄺海翔坦言,疫情下有增加少許投資於IT基建上,方便遙距管理;亦有開展網購平台新業務,需要更新會計及庫存管理系統;亦有增聘人手,也有給表現好的同事加薪。
疫情下時聽聞凍薪、減薪,但鄺指市場上仍有不少企業的業務有增長。「市場上前10%的人才,仍然有價有市,仍有同事被挖走。2021年,除了要計劃業務發展,亦要關心同事的事業發展,不能因為整體市場氣氛差而『蝦同事』。」他指自己也曾經是打工仔,不會因為疫情而認命,一樣希望繼續向前,作為老闆要做好溝通。「每個人心內也有一條線,人人也有權『ask for tomorrow』」。
黃可盈:以身作則 學新技能
疫情下,去年大量實體宣傳活動取消或延期,對公關宣傳公司的業務有一定影響。Above The Line聯合創辦人黃可盈管理十多人的團隊,去年初實施一段時期的全體員工WFH,也發現面對即時需回應的查詢或工作時,網絡、電話溝通總不如面對面有效。
疫情下,去年9月中的一些活動改以虛擬及實體混合舉行,公關從業員也要重新適應。(資料圖片)
「用幾多emoji也好,雙方也有可能有誤解。」她指及後有同事忍不住回了辦公室工作。第四波疫情爆發,實行申報制「A/B Team」上班,開重要會議、準備客人活動的優先上班,令在公司同事仍可保持社交距離。她指團隊人數不算多,大家互相幫助執生。
管理上,她強調要互信及包容。員工在家工作時,不能用批判、不信任的眼光去看待。「他們在家時可能受到更多騷擾,未必能如在辦公室內即時回覆。」工作時間亦要留意,在家工作令食飯、放工時間變得模糊,別要令同事有開工、無收工。疫情下工作變數多,辛苦後計劃可能仍要取消或延期。「要令同事明白,他們不是白做,盡量令同事有更多學習及發揮的空間,有更多正能量。」
黃可盈坦言,生意受疫情影響,作為老闆的自然要為未來經營考慮。她自己就努力學習新技能,包括使用VR、AR技術助客人宣傳、統籌網上會議、論壇。今年要計劃如何培訓員工,一起提升能力。
改善IT應用 迎新工作模式
就算疫情消散,不少上班族也習慣了靈活上班模式。她坦言正考慮重新設計辦公室。「桌上電腦以手提電腦取代,大家沒有固定座位。」未來會更新公司IT基建改善效率,使用更多雲端服務,支援未來靈活上班模式。「就算未來增聘人手,也暫不考慮租用更大的辦公室。」