職場

職場英語教室
20/05/2022

Subject Line這樣寫才不會被誤當垃圾郵件,Email起標題3大原則!(附8大範例)

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(Credit:https://stock.adobe.com

 

  E-mail的標題(Subject Line)是非常重要的一個部分,如果標題內容空泛(vague)、不吸引,或看起來像垃圾郵件(junk mail),命運就是直接進入「垃圾桶」。

 

  你有沒有曾經因為想不出標題,而讓E-mail的Subject Line空白呢?你有沒有曾經懶得改Subject Line,而一直沿用同一封信的標題繼續和對方聯繫,就算討論的議題已經和原主旨毫無關聯了呢?記住記住記住!Subject Line是整篇Email的靈魂,如果沒辦法吸引對方開信閱讀,內容做得再精美都是枉然。

 

  這個星期,筆者會為大家分享E-mail標題的「三大原則」及「八大範例」。大家記得bookmark定呢篇article以備不時之需呀!

 

Part I — Email標題三大原則:

 

第一原則:Keep it short

 

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  收件箱一般能顯示E-mail標題的60個字符左右,而手機版則只能顯示25到30個字符。因此,E-mail的標題切忌過長,3-5個英文單詞為理想,最多7-9個字。

 

Examples:

  ●    Two questions about your proposal

  ●    Welcome to C&Y Collection Limited

  ●    E-invoice for your order #123456789

 

第二原則:Place the most important words at the beginning

 

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  由於你不知道對方的電腦或手機可以顯示subject line中的多少個字,因此,記得把最重要的信息放在最開頭。 否則,重點很有可能被對方忽略了。

 

●    Meeting Rescheduled for Friday

●    Reminder on Vaccine Pass for Campus Access

●    Fire Drill Rescheduled for May 20th, 2022

●    Great Prizes for Top Ten Winners

●    Answers on New Products

●    Latest Designers for Kids

 

第三原則:Keep it focused & specific

 

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  專家說,Email標題必須能準確地傳達郵件的內容,以便收件人在毋須打開電郵的情況下快速知道電郵的重要性。

 

  ●    Submit your Final Report by 5pm

  ●    Indicate your preference now

  ●    Clean up your desks today

  ●    Submission of reflection report

  ●    Important Updates About COVID-19 Planning and Actions

 

  (Bad example:“Do you have a second?”是一個內容模糊的Email標題,因為對方必須打開郵件才能弄清楚你想要表達甚麼。)

 

如果是工作申請(Job application),標題需列明你的姓名和職位。

 

  ●    Administrative Assistant Job — Your Name

  ●    Communications Director Position — Your Name

  ●    Job Posting #1212: Sales Manager— Your Name

 

Part II—常見的Email標題範例:

 

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Subject Line範例(一)

*Welcome to [company] — [next step(s)]

 

Example:

*Welcome to ZYQMart — Here’s how to place your first order

 

Subject Line範例(二)

*Action Required: [Task]

 

Example:

*Action Required: Confirm Your Email Address

 

Subject Line範例(三)

*Reply by [Date]:Cast your vote for XXX

 

Example:

*Reply by Monday:Cast your vote for the 80th Academy Awards

 

Subject Line範例(四)

*Flash Sale:[Name of Product] [Discount]

 

Example:

*Flash Sale: iPup 35% off

 

(Credit:https://stock.adobe.com

 

Subject Line範例(五)

*Last call:[Name Of Product] closes in [#] hours

 

Example:

*Last call: FoodPenguin VIP Account closes in 5 hours

 

Subject Line範例(六)

*One more thing about [topic]

 

Example:

*One more thing about our 2020 Marketing Plan

*One more thing about the Opening Ceremony

 

Subject Line範例(七)

*Welcome to [Brand/Company] - [Action encouraged]

 

Example:

*Welcome to F&Z Nail Tech - Try our 3D waterslide nail decals now!

 

Subject Line範例(八)

*Try Out [Product] for Yourself

 

Example:

*Try Out Rosewater Face Spray for Yourself

10/07/2024

共享汽車平台Turo擴展規模!著重維繫4大核心價值︰安排導師計劃、定期設「敬業度調查」收集員工反饋

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  當發展規模愈大,企業要維繫其價值觀和文化,將變得更具挑戰性。共享汽車平台Turo近年的員工人數,由400人急升至超過900人,但憑著培訓前線管理人員及推行敬業度調查等措施,在擴展規模的同時,亦成功維繫其核心價值觀。

 

Turo人力資源總監Lorie Boyd表示,該公司提供彈性工作制度,允許員工根據自己的需求和工作要求調整工作時間和地點,認為這可促進員工的生產力,同時兼顧個人生活的需求。(網上截圖)

 

  Turo有4大核心價值觀,分別是「踏實」(Grounded)、「表達自我」(Expressive)、「大膽」(Bold)和「鍥而不捨」(Driven)。Turo人力資源總監Lorie Boyd接受外媒《LEADx》訪問時表示,這些價值觀會在同事的日常工作決策和行為中,起著重要的指導作用;公司亦會將它們融入至員工體驗,包括招聘、入職,以至獎勵和績效評估等。

 

  以入職為例,為確保新員工適應公司文化,他們會先接受為期數天的入職課程,詳細了解Turo的使命、價值觀和戰略,及獲得有關公司核心業務的信息。課程還包括與不同部門團隊的互動,幫助他們了解整間公司的運作方式。

 

4大價值觀 指導工作決策

 

  同時,公司會按不同部門的實際需要,向新人提供特定的專業培訓,使其了解所屬部門的業務流程和要求,使他們更快明白如何履行自己的職責。

 

  該公司會安排「導師計劃」,將新人與資深員工進行配對,後者會以導師身份,向新人提供日常指導和支援,例如回答常見工作問題、分享經驗心得等,幫助他們更快融入團隊。

 

  除了新人培訓外,Turo亦很重視前線管理人員的培訓。Lorie認為他們在員工參與、發展和支援方面扮演著關鍵角色,並強調:「我們不但著重訓練他們指導、回饋、生產力和一對一培訓方面的技巧,更會培養其策略性思維、如何掌握有效的會議等,使日常管理也能體現公司的價值觀。」

 

為增強員工的凝聚力,Turo不但會定期舉辦「遊戲日」(Game Day)作聯誼活動,亦會每年為每位員工提供2000美元(約1.5萬港元)的學習津貼,鼓勵員工花時間投資自己。(網上截圖)

 

敬業度調查 識別公司問題

 

  舉例,「如何與下屬展開薪酬對話」是管理人員的重要一環,他們首先需要對公司的薪酬策略和預算等方面有所了解,然後要學習不同形式的表達技巧,公司亦會給予相應的指導和培訓,助他們與下屬員進行專業且有建設性的薪酬對話。

 

  但要持續強化公司的價值觀,單向的培訓並不足夠,更需要員工的真實反饋。故此Turo每半年會進行一次「敬業度調查」,通過員工提供的反饋和見解,識別和解決存在的問題,以改善和提升公司的文化。

 

  Turo採用名為「Culture Amp」的平台進行調查,它提供一系列問題,涵蓋與工作環境、工作滿意度、領導力和團隊合作等主題,而員工則以匿名方式進行回答。

 

  Lorie指出:「調查結果不僅是為了知道敬業度的水平,更重要是為改進和解決問題提供方向。」Turo會根據調查結果制定具體的行動計劃,解決員工反映的問題及改善企業文化。這些行動計劃會通過領導團隊的參與和合作來實施,使改進措施得到落實和執行。

 

  Turo會要求部門主管向團隊分享相關資訊,讓同事清楚了解自己和部門的情況,確保其反饋和意見獲得聽取和回應,她相信這將有助創造積極和高效的環境,提高員工滿意度和忠誠度。

 

 

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