職場

　　保持專業、有禮、可靠是很重要的。因此，當你需要休假並且不打算隨時回覆E-mail時，記得設置專業的「外出自動回覆電郵訊息(Out-of-office autoresponder email messages)」。啟動這個功能後，每當有人發電郵給你，系統都會自動回覆對方。假若沒有設置任何自動回覆就離開辦公室，那麼，會讓發送電郵給你的人感到被忽略，並認為你不可靠。

寫專業的自動回覆訊息其實不難，只要記住以下三步曲便可：

Step One：開場白—禮貌地打招呼

● Thank you for your email.

（謝謝您的來信。）

● Thank you for your message.

（謝謝您的訊息。）

● You have reached the mailbox of Bruce Chan.

（你已寄件給Bruce Chan。）

Step Two：告知對方自己暫時不在、明確表示自己何時回來，以及有急事的話怎麼處理

● I am currently out of the office with limited access to email.

（我目前不在，不方便使用郵件。）

● I will be back on Oct. 10, 2019. Please refer all urgent matters to Ms. Yanny Yip at the following email address [yannyyip@abcmail.com].

（我將於2019年10月10日回來。有急事請找葉小姐，她的郵件是[yannyyip@abcmail.com]。）

● I am out of the office due to illness. I expect to return on 10 Oct and will get back to you at that time.

（我現在因病不在辦公室。我預料於十月十日回到辦公室，屆時將回覆你。）

● I will be out of the office from 10 Oct until 13 Oct.

（我將於十月十日至十月十三日不在辦公室。）

● I am currently out of the office, with no email access. I will be returning on 16 Oct.

（我現在不在辦公室，不能連接電郵。我將於十月十六日回到辦公室。）

● Our office is closed today due to statutory holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.

（因法定假期我們公司今天不營業，我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。）

● I am out of town with limited internet access. I will be back on 16 Oct.

（我現時不在香港，只有有限度的網絡連接。我將於十月十六日回到辦公室。）

● Please refer all urgent matters to Judy at judy.lo@abcmail.com.

（請將緊急事宜轉交至Judy [judy.lo@abcmail.com]。）

● I am out of town until 10 Oct I am only able to check email sporadically.

（現時直到十月十日，我都不在香港，只能間中檢查電郵。）

● For urgent matters, please contact me on my cell phone at 9123-9123.

如您需要緊急協助，請致電我的手提電話91239123。

● I will reply to your email after I return.

我回來後會回覆你的電郵。

● I am out of the office attending a meeting today and may be slow to respond.

（我今天要出席會議並且不在辦公室，回覆可能會較慢。）

● I am at XXX Event until 10 Oct and may be slow to reply.

（我直到十月十日都在出席ＸＸＸ活動，回覆可能會較慢。）

● If you need immediate assistance please contact Judy at judy.lo@abcmail.com.

（如您需要即時協助，請發電郵到judy.lo@abcmail.com與Judy聯絡。）

Step Three：結尾—簡單的sign off

最後，記得寫下款（Best regards）及您的名字。

● Regards, (your name)

● Kind regards, (your name)

● Thank you for your message. Best regards, (your name)

三大範例：

範例一：

[Your Greeting]

I will be out of the office from Oct. 10, 2019 until Oct. 14, 2019.

If you need immediate assistance, please contact Charlie Tong.

Kindest Regards,

[Your Name]

範例二：

[Your Greeting]

I will be out of town from Oct. 10, 2019 until Oct. 14, 2019.

If you need immediate assistance during my absence, please contact Charmaine Wong at abc@abcmail.com. Otherwise, I will respond to your emails as soon as possible upon my return.

Respectful Regards,

[Your Name]

範例三：

[Your Greeting] 

Thanks for your email. I will be away from Oct. 10, 2019 until Oct. 14, 2019, and will have very limited or no access to my email.

For immediate assistance please contact me on my cell phone at 9123-9123.

Respectfully,

[Your Name]

　　第一次與商業夥伴見面時，簡單而自信地自我介紹至關重要。這是你建立良好印象的機會，並為未來的合作關係奠定基礎。以下是自信自我介紹的重要性：

(Credit: https://stock.adobe.com/)

　　1. 留下深刻印象：你的自我介紹是商業夥伴對你的第一印象。自信地表達你的名字、職位和背景，讓對方記住你。

　　2. 展示專業態度：自信的自我介紹顯示你對工作的認真態度。這有助於建立信任，讓商業夥伴知道你是一位值得合作的專業人士。

　　3. 促進溝通：自信的自我介紹有助於破冰，讓對方更願意與你交流。這是建立良好工作關係的第一步。

　　4. 增加自信心：自信地介紹自己有助於提高自信心，使你在商業場合更加自在。

　　總之，自信地自我介紹不僅是禮貌，還是成功建立商業聯繫的關鍵。記住，你的第一印象可能影響未來的合作機會。 以下表達將幫助你留下積極的印象：

1. “Warm Greetings” 「熱烈問候」

以友好的「你好」或「早上好」開始。清晰地說出你的名字，並簡要提及你的職位：

例句：

“Good morning, everyone! I’m Jane Smith, the new marketing manager.”

「大家早上好！我是新的市場經理 Jane Smith。」

2. “Pleased to Meet You” 「很高興認識你們」

在自我介紹時表達熱情：

(Credit: https://stock.adobe.com/)

例句：

“Pleased to meet you all! I’m David Lee, the sales director.”

「很高興認識大家！我是銷售總監 David Lee。」

3. “Allow Me to Introduce Myself” 「請允許我介紹一下自己」

例句：

“Allow me to introduce myself. I’m Maria Rodriguez, the project lead.”

「請允許我自我介紹。我是項目負責人 Maria Rodriguez。」

4. “I’m Responsible for” 「我負責的範疇是…」

明確說出您的職責範圍：

例句：

“I’m responsible for customer relations. My name is Alex Chen.”

「我負責客戶關係。我的名字是 Alex Chen。」

5. “I Bring Expertise in” 「我擅長…」

強調你的技能或專業知識：

例句：

“I bring expertise in financial analysis. I’m Sarah Brown.”

「我擅長財務分析。我是 Sarah Brown。」

6. “I’m Excited to Be Here” 「我對此感到興奮」

展示對首次見面的熱情：

例句：

“I’m excited to be part of this team. I’m Mark Johnson.”

「我很興奮成為這個團隊的一部分。我是 Mark Johnson。」

7. “I’ve Been with the Company for” 「我在公司已經工作了__年」

分享你的tenure（工作年限）：

例句：

“I’ve been with XYZ Corp for five years. I’m Emily Adams.”

「我在 XYZ 公司工作了五年。我是 Emily Adams。」

8. “My Background Includes” 「我的背景包括…」

提及相關經驗：

例句：

“My background includes project management. I’m Kevin Liu.”

「我的背景包括項目管理。我是 Kevin Liu。」

9. “I’m Looking Forward to Collaborating” 「我期待與大家合作」

強調團隊合作：

(Credit: https://stock.adobe.com/)

例句：

“I’m looking forward to collaborating with all of you. I’m Laura Kim.”

「我期待與大家合作。我是 Laura Kim。」

10. “Let’s Make This Meeting Productive” 「讓我們使這次會議更有效率」

設定積極的語氣：

例句：

“Let’s make this meeting productive. I’m Michael Clark.”

「讓我們使這次會議更有效率。我是 Michael Clark。」

　　請記住，在自我介紹時，自信和清晰度至關重要。使用這些表達方式，在商務會議中留下難忘的第一印象。