全民抗疫WFH 在家工作5大錦囊

WFH具商機 理光攻雲端協作會議服務

　　一場新冠肺炎，令不少企業採取Work From Home政策，容許僱員在家工作。近年積極打入遙距工作（Remote work）市場的理光香港，其市場及業務拓展部總監莊禮基表示，近年愈來愈多企業實施遙距工作，相信今次疫情會令這風氣更流行。原來，香港的遙距工作及數碼工作間商機不少，皆因香港樓價高企，商廈吋金呎土，理光發現不少中小企掌舵人也期望更有效地運用辦公地方和資源，在疫情前已力推遙距工作，不止讓僱員Home Office，也希望將Home和Office結合。

理光香港市場及業務拓展部總監莊禮基（右）指，理光的雲端視訊協作服務，配以日本母公司研發的「電子白板」，讓員工在任何地方也可與辦公室同事協作開會。

提供IT支援予客戶

　　外界對理光的最大印象可能是影印機供應商，莊禮基指公司數年前已定位為數碼工作間的提供者，為客戶提供視像會議、雲端儲存、數碼人力資源管理等服務，「以前（外界印象）理光是影印機供應商，但這個年代過咗啦！」

　　莊禮基協助過不少企業實行遙距工作，他認為企業要有兩方面的準備，首先是公司要有指引和制定遙距工作的安排、滙報機制。他以自己公司為例，近來因應疫情實行遙距工作，便推出了指引，最特別是建議員工在家工作應有的心態，「例如屋企都要一個固定空間做Working Area，或是Dress Up自己，讓心態上調整。」莊禮基作為一個上司，他每日會在固定時間，和下屬聯絡15分鐘，交代工作和讓員工滙報。

　　其次是硬件上要配合Home Office的需要，例如雲端儲存系統，視像會議系統等。理光近年積極提供這些服務，但坊間競爭不少，莊禮基認為公司的強項在於其「7x24」的客戶支援，因為香港不少中小企未必設有IT部門，僱主和僱員對IT也未必很掌握，「我們的Remote Help Desk可給中小企信心」。他舉例雲端儲存，若客戶不小心覆寫了重要檔案，需要恢復原來檔案，能否即時聯絡雲端服務商？數據中心在哪個地區，有沒有地緣風險？這些也值得企業負責人考慮。他說理光的雲端數據中心位於香港，有資訊安全ISO認證，傳輸過程會經過加密，若客戶有特別需要，也可以安排使用海外的數據中心。

系統自動跟進流程

　　除了雲端儲存，莊禮基說他們更可為客戶提供雲端文件共享系統。他舉例有一個客戶是物業管理公司，有很多「風火水電」的圖則要經過一層層、不同的同事協作處理，他們為這客戶設計了文件處理流程的系統，當A同事完成了一份文件的處理，雲端系統會自動分發文件到下一位負責的B同事，如此類推，當整份文件完成所有處理流程，可自動傳送至有關機構作審批，「整個流程即使管理層放假，這個系統也自動跟進到（文件傳遞及提交）。」現時，理光的雲端文件共享服務，入門版月費688元起，可享300GB容量。

　　視像會議系統方面，理光的日本母公司研發了一個「電子白板」雲端視訊協作系統，提供無限分鐘的視訊會議服務外，各同事可在白板上協作開會（詳見圖片介紹）。入門版的視像會議系統，月費788元起。

「電子白板」設有職員證讀卡機，召開會議的同事拍職員證後，可點選相關同事加入，相關同事在裝有其應用程式的手機或平板電腦上，可即時連線參與。

各同事可從雲端儲存系統取出文件，同事可各自在「電子白板」、手機、平板電腦上手寫或鍵入文字，所有修改會儲存到雲端，以及傳送到各與會者，可做到完全「無紙化」。

　　過去大半年，社會運動不斷，不少企業也制定在家工作的後備方案，理光的遙距辦公方案客戶數目過去一年有雙位數增長。他相信今次疫症會加速香港企業實行遙距工作。因應今次疫情，理光的雲端文件共享服務、雲端視訊協作服務，現提供3個月免費服務，繳付硬件按金便可試用。

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