不少朋友說，很多同事在工作、辦公室的禮貌之舉已買少見少。辦公室禮儀之事，彷彿快要淹沒於當今i世代的商務世界中。

 

　　有時讀者會問：「辦公室禮儀是甚麼？」

 

在辦公室開關門的「手法」，都顯示個人的禮儀認知及水準。

 

　　資深前輩常說「未學做事（直指任何行業），要先學做人！」學做人，通常比學做事難，因為做人變數多，是學一世都學不完的事。

 

　　不想職場失利，想為自己形象加分或升級，有些事要先做好。如果根基好、人緣好、形象好，累積的形象可以是有升無降，如果形象降級，都是自己造成的。職場路漫長，做好辦公室禮儀是基本工，但工作的好機會是自然而來的。辦公室禮儀可以說是由基本禮貌衍生到做人處事的態度，做得多少和好壞，都會影響自己的收成或損失。

 

　　處理事不難，處理人才難。因為很多事的源頭都是人弄出來的。人腦所控制的事，如想法、意念、情緒、利益、考慮等不停轉變，這些因素很可能將本來簡單的事變得複雜。大家做事前，可能會考慮很多東西，例如做這樣還是做那樣？做還是不做？會不會無禮？會不會被人排擠或得罪人？…… 考慮這些問題，一切都跟「禮」有關。這個「禮」，就是商務禮儀的具體行為而衍生的價值，更會直接投射到個人形象中。

 

商務禮儀中的「禮」「儀」

 

　　商務禮儀包含「禮」與「儀」。「禮」「儀」有表面層次，也有深層次。簡單舉個例，當你接待客人到會議室，這便是一種「儀」（儀式、儀軌），這類行為有步驟可跟，照著辦便可，所以不是太難，問題是如何做好這件事（例如如何對客人好），這就是「禮」。當中有分別，就是自己的態度和對方的感受，例如當你接待客人時，是笑面迎人還是當例行公事般，皮笑肉不笑，請對方進房便算？當中是否從心出發的行為，便是呈現禮的分別。

 

　　基本上奉茶是一種「儀」，人人都知道奉茶給客人是基本功，似乎沒需要教，但是大家以甚麼態度來奉茶才恰當？這除了「儀」之外，還關乎「禮」的表現。當你奉茶給對方時，是放下茶杯，隨便說一句「請用茶」，之後便走，還是真是以關切之心向對方說「茶熱，小心燙。請慢用。」？要呈現「禮」，除了手法外，還要從心出發，當中包含個人心態及素質。

 

招呼客人的奉茶禮儀，可以反映用心程度，隨時令陌生客人對你的形象大大改觀和加分。

 

商務禮儀範疇

 

　　當禮儀學問放在工作和商務關係上，會比較複雜，而商務禮儀的範疇以是闊度及深度來說。以下便列出一般要留意的禮儀闊度點子。

 

　　1. 服裝禮儀

　　2. 卡片禮儀

　　3. 握手禮儀

　　4. 介紹禮儀

　　5. 電話禮儀

　　6. 電郵禮儀

　　7. 公幹禮儀

　　8. 送禮禮儀

　　9. 環境禮儀

　　10. 時間禮儀

 

辦公室禮儀之一是電話禮儀，如旁若無人談電話，就會構成騷擾。大家要記住尊重開會的同事及各人的時間，這也是基本禮儀。

 

　　至於深度的點子，需要更多觀察、思考及實踐。

 

1. 與上司開會時要有話要說時，怎樣表達會較有禮和尊重對方？

2. 應與上司主動打招呼嗎？對不同公司的文化及上司風格，應如何應變和表達？

3. 與同事開會遲到要不要解釋？還是裝作若無其事？如何表現大方有禮？

4. 怎樣處理未有即時回覆的電話、留言或電郵？

5. 如何處理手機聯繫禮儀？

6. 怎樣面對路過有事相問的陌生訪客？

7. 奉茶時先奉給上司/老闆，還是客人？

8. 送行前要說甚麼道別的話？

9. 用餐點菜時，應由誰點？如何點？

10. 與上司的交談過程應有如何的反應和回應？

 

手機禮儀

 

　　就以手機禮儀來說。很多人習慣在工作時，也經常與外界保持對話或聯繫，縱使不恰當的場合和時間亦然。

 

　　無論私事或公事，大家都會用手機whatsApp或facebook盡快處理，因而做事方式偏「簡」，即是寫得簡、講得簡、答得簡、做得簡，有時更會漏做；唯一不會簡不會少的程序，就是「快」，但這種做事和溝通方式，過程缺乏深思熟慮，所以說話或打字不是過分簡單便是出錯，或少了一些禮貌語言。有時甚至會「目中無人」地與人交流，例如開會或同枱吃飯時，同事們都各有各忙，埋頭看手機，很少看人，眼神接觸近乎零。雖然大家是以潮流科技溝通，算做了「儀」，但論「禮」就偏弱了。如果可在回應方式、措詞方面取個平衡，加些適當用詞，願意在「禮」方面多做一步，形象和成績可能會大大不同，形象加分更會成累積好印象呢！

 

 

 《經濟通》所刊的署名及／或不署名文章，相關內容屬作者個人意見，並不代表《經濟通》立場，《經濟通》所扮演的角色是提供一個自由言論平台。

• 

《說說心理話》說說心理急救：遇危急事故應如何面對？點樣正確提供情緒支援？講錯說話容易造成二次傷害！► 即睇