全民抗疫WFH 在家工作5大錦囊

26/02/2020

  近十年美國興起了WFH(Work From Home,以家為工作基地)、遙距工作(Remote work)的潮流,一些初創企業、科技公司容許員工在公司辦公室以外的地方,不論是屋企、公園、咖啡室等地,只要按時完成指定工作就可,不必每天回公司。有說這種嶄新的辦公模式,僱員的工作效率大為提升。

 

  一場新冠肺炎(新型冠狀病毒肺炎)令香港人也趕上WFH的潮流,為免疫情蔓延,近日由政府到私人企業都實行在家工作(Home Office)措施,減少人與人接觸傳播病毒。上周,有本地銀行的管理培訓生(MT)卻被發現在家工作期間,背地裏相約行山,成為網絡熱話。

 

  原來,要實行遙距工作,對企業或僱員而言有五大錦囊,包括可靠的雲端系統、讓員工「聚首」的通訊及協作軟件系統、基本規格的手提電腦、資訊安全性,以及公司文化。微軟(Microsoft)推行遙距工作近10年,其總經理(香港及澳門)陳珊珊認為,實施WFH要尊重員工各自的工作模式,不可每小時監視著工作進度,應著重其工作成果。

 

  遙距工作成為新潮流,背後當然蘊藏商機。影印機供應商理光近年積極進軍這個市場,提供遙距人力管理、企業雲端文件共享、視訊會議等服務,該公司料今次疫情過後,遙距工作的風氣會更流行。

 

遙距工作成趨勢造就大市場 科企微軟力推現代辦公室

 

  很多人覺得在家工作,穿著睡衣、蓬頭垢面都可以,畢竟在家總想隨心隨意,又沒有人看到自己!這幾周陳珊珊因為疫情影響需要在家工作,她卻有另一套做法。即使在家「開工」,她都會先換好一身Smart Causal,「不用穿得像返工那麼正規,但始終覺得換件衣服,感覺就『撻著』開工模式。」

 

微軟總經理(香港及澳門)陳珊珊指全球化及年輕一代的工作態度,令遙距工作變普及。

 

家中只是其中一個場景

 

  接著她坐在書枱前打開手提電腦,登入公司的系統,隨手也打開電腦鏡頭,處理海量電郵後,接著跟同事聯絡,「我會開視像,跟同事『見面』,跟他們說Hi,大家有眼神接觸。」她說雖然科技先進,但人與人之間需要有感情交流。之後她要外出,正碰上要跟美國公司開會,她在車上開著手機,手機同時登入入公司的通訊系統,然後在車上跟美國的同事「會面」,討論香港的疫情。

 

微軟的現代辦公室軟件Teams 強調員工之間的協作。

 

  這種在任何地方都可以「開工」因科技協助已經成為常態。近日香港為免疫情蔓延,政府到私人企業都實施在家工作措施,以減少人與人接觸傳播病毒。在家工作或者簡稱WFH(Work From Home)成為熱門詞。

 

  陳珊珊為微軟(Microsoft)總經理(香港及澳門),作為全球最大雲端服務供應商之一的微軟,10年前已提出「現代辦公室」概念,推出針對遙距工作(Remote Work)的軟件及配套,而微軟也鼓勵員工採用這種工作模式。

 

  陳珊珊指在家工作,只是遙距工作的其中一個場景,可以在咖啡室、公園及任何地方,這種任何地方都可以工作,是當今職場的大趨勢。根據全球辦公室供應商IWG(International Workplace Group)去年的調查報告,訪問了100個國家共1.5萬名商務人士,發現全球有60% 打工仔,一周有至少2.5日不在公司工作,有85%的人認為更彈性的工作安排有功提升工作效率。

 

遙距工作五大錦囊

 

  愈來愈多人進行遙距工作,陳珊珊指這跟全球化有關,不論大小企業,總有客戶或生意夥伴在外地的;其次是新世代追求生活與工作和諧,要求更彈性的工作安排。科技如雲端服務、視像、通訊軟件等等正可以解決以上問題,容許不在固定地方工作的模式。對企業或員工而言,要實現遙距工作模式有五大錦囊,包括可靠的雲端系統、讓員工「聚首」的通訊及協作軟件系統、基本規格的手提電腦、安全性考慮及公司文化。

 

  (1)令人恍如置身公司的雲端:雲端除了可以儲存及管理公司的檔案、資料等,它同時亦執行應用程式、傳遞信息等的伺服器。遠在公司外的員工可透過雲端,恍如返到公司工作,進入公司系統、索取檔案等。陳珊珊指,企業要實現遙距工作模式,需要的是雲端服務。

 

  (2)讓員工「聚首一堂」的協作系統:遙距工作講求「協作」(Colloboration),讓天各一方的員工聚首一堂,在軟件平台上開會、做Presentation或做培訓等。例如微軟的Teams平台,整合電話、電郵、即時通訊、視頻、影片檔案等;功能強大到可「容納」250人齊齊開會;開會視頻更自動紀錄成文字檔等。

 

陳珊珊開電腦鏡頭跟同事「面對面」有更多交流。

 

  (3)手提電腦成流動辦公室:遙距工作透過雲端操作,手提電腦本身無需要儲存公司大量文件或裝載操作系統,因此不論在運算的CPU及儲存空間要求不太高。

 

  (4)安全是首要考慮:遙距工作的網絡安全可分三個層面,第一手提電腦,二是公司的網絡系統,三是雲端。陳珊珊指,黑客可透過在外的員工手提電腦進入公司的雲端系統,因此她提議,除了在以上三個層面做好防護,當員工要進入公司雲端,亦要做好身份認證管理(Identification Management),例如採用雙重身份認證。

 

  (5)公司文化配合:公司提倡在遙距工作的模式,陳珊珊指,有硬件軟件,公司文化也需要配合。她以自己公司的價值觀為例,其中是尊重,尊重每個人有不同的工作模式。另外她指經常追問員工怎樣做、這幾個鐘頭你做了甚麼,這都是沒意思,反而關注同事做了甚麼出來。她指這套公司文化,亦需要有員工考核制度配合,因為這影響員工的工作態度。

 

雲端 x AI 檢視個人工作模式

 

  使用公司系統及軟件的陳珊珊,每天早上她的個人Chatbot會提醒她一些事,例如她有個要跟進的電郵;每周系統又會傳她一份報告,是一周的行程總結,例如今周用了多少時間開會,跟誰開會最多等,這些都是雲端結合人工智能而產生的。對於身為管理層的她,這些數據可以讓她檢視自己的工作模式,例如是否開會太多、太長,「現在雲端都會結合AI,我想說的是所謂現代化辦公室,是能夠提升的工作效率,讓人有更多創新。」

 

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