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06/10/2017

【As discussed…】話你知呢啲Email金句嘅「潛台詞」

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  • Michael & Derek

    Michael & Derek

    著有《我做媽劇停》一書,撰寫「市場」及「職場」兩大類文章。經常與不同機構及院校合作舉辦Marketing及職場座談會。

    本欄每周四更新

    我做Marketing

  職場上email嘅開頭,你一定收過或用過以下金句:

 

As per our last conversation…...

 

As we discussed......

 

As per our phone conversation......

 

As discussed......

 

以上金句嘅功能不外乎:

 

Recap -- 白紙黑字

 

  職場上,好多人講咗,就當做咗,所以一句「As discussed」作email開頭,recap一下大家講過嘅對話、經歷過嘅回憶,當作存檔,並方便日後有需要時「算帳」。

 

Remind --溫馨提示

 

  無論你有個大懵下屬,定係貴人善忘嘅上司,一句「As discussed」作為開頭,方便你列出大家都討論過嘅action points,隨email連消帶打咁附上工作「死期」,提醒佢有乜要follow up。

 

Reinforce --「我做咗嘢架啦」

 

  呢種用法有一個前設,就係多數會將email抄送畀第三者,尤其是上司或者老細。Email開頭加上「As discussed」,畀第三者一種雙方已經溝通好嘅感覺,一來說明自己喺背後已經「做咗嘢」,二來亦可交代工作成果,向上司展示自己卓越嘅溝通及工作能力。

 

  然而,好多時有啲同事會以自己嘅方式去演繹討論內容,引發出更多更複雜嘅email thread,上星期Mandy就做咗一次完美示範。

 

 

  星期一,Mandy同sales阿頭Jeff喺pantry撞到,傾咗兩分鐘。對話期間,Mandy要求Jeff提供更多前線sales嘅feedback,以便修改下季嘅marketing campaign。Jeff當面回覆「盡量畀你,呢期有啲忙」。

 

  Mandy返埋位,就即刻recap一個email畀Jeff,內容大概係:

 

  「As discussed,請喺今個星期三之前提供我哋所需要嘅資料,包括website、宣傳資料單張嘅feedback,唔該晒!^.^」

 

  幾分鐘後,Jeff以半講笑形式回覆Mandy:

 

  「多謝你嘅recap email,但喺我哋兩分鐘嘅對話入面,我唔係好記得我哋有討論過關於website、宣傳資料單張同deadline嘅事宜。

 

  可能係我年紀大啦,記性唔係咁好。如果有需要,不如叫埋你阿姐一齊開個會,再詳細討論?」

 

  而Jeff呢個email,當然同時抄送埋畀Mandy嘅阿姐。

 

  謹記,email只係職場上用嚟溝通嘅一種工具。如果要花太長時間寫一個email,或者因爲email上嘅某啲用字而引申出更多無謂討論,咁就得不償失。

 

  所以,當我每逢遇到一啲不合理地冗長嘅email討論時,我會選擇回覆另一句email金句:

 

  「Let's discuss!」

 

 

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